Behandlingen av personuppgifter vid justitiekanslersämbetet

Grunden för behandlingen av personuppgifter

På behandlingen av personuppgifter vid justitiekanslersämbetet tillämpas EU:s allmänna dataskyddsförordning och dataskyddslagen (1050/2018) som preciserar och kompletterar dataskyddsförordningen, samt lagen om behandling av personuppgifter i brottmål (1054/2018), till den del det är fråga om åklagarverksamhet som har samband med brott.

Behandlingen av personuppgifter vid justitiekanslersämbetet anknyter till de laglighetsövervakningsuppgifter för justitiekanslern om vilka det föreskrivs i grundlagen, lagen om advokater (496/1958) och lagen om rättegångsbiträden med tillstånd (715/2011) och till de uppgifter som föreskrivs i visselblåsarlagen (1171/2022), samt till justitiekanslersämbetets allmänna förvaltning, personalförvaltning och ekonomiförvaltning.

Behandlingen av personuppgifter vid justitiekanslersämbetet grundar sig på artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen (behandling som behövs för fullgörandet av den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldigheter). Rättsgrunden för behandlingen av särskilda kategorier av personuppgifter är artikel 9.2 g i dataskyddsförordningen (behandlingen är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse) och 6 § 1 mom. 2 punkten i dataskyddslagen. Rättsgrunden för behandling av personuppgifter som rör fällande domar i brottmål samt överträdelser är artikel 10 i dataskyddsförordningen och 7 § 1 mom. 2 punkten i dataskyddslagen.

Uppgifter som behandlas

I justitiekanslersämbetets ärendehanteringssystem registreras sådana uppgifter som behövs för uppföljningen av ärenden som behandlas, individualiseringsuppgifter för handlingar som inkommit till justitiekanslersämbetet och för handlingar som utarbetats vid justitiekanslersämbetet samt de elektroniska handlingar som sänts till justitiekanslersämbetet och de handlingar som utarbetats vid justitiekanslersämbetet.

Om klaganden registreras i justitiekanslersämbetets ärendehanteringssystem namnet och de kontaktuppgifter som klaganden meddelat. Den klagoskrift som klaganden lämnat till justitiekanslersämbetet kan innehålla vilka som helst personuppgifter om klaganden.

Namnet på en fysisk person som är föremål för laglighetsövervakning registreras vanligen inte i justitiekanslersämbetets ärendehanteringssystem. Namnet kan dock registreras när behandlingen av ärendet avslutas, om personen blir föremål för en påföljd. Den klagoskrift som klaganden lämnat till justitiekanslersämbetet kan innehålla vilka som helst personuppgifter om den fysiska person som är föremål för klagomålet.

I ärenden som gäller skydd för personer som rapporterar överträdelser registreras inte den rapporterande personens personuppgifter som den som inleder ärendet och inte heller uppgifter om den som är föremål för rapporteringen i uppgifterna om ärendet. Personuppgifter om den rapporterande personen och personen som är föremål för rapporteringen behandlas dock i dokument som gäller rapporteringen, till exempel i själva informationen om överträdelsen. Rapporter som behandlas som ärenden som gäller visselblåsarskyddet kan innehålla vilka personuppgifter som helst som den rapporterande personen har uppgett i sin rapport.

Om den som söker en tjänst registreras i justitiekanslersämbetets ärendehanteringssystem namnet och de kontaktuppgifter som sökanden meddelat. Den ansökan som tjänstesökanden lämnat till justitiekanslersämbetet kan innehålla vilka som helst personuppgifter om honom eller henne.

Behandling av uppgifter

Ämbetsverkets egen behandling av personuppgifter begränsas till vad som är behövligt för att utföra ämbetsverkets uppgifter. Personuppgifter behandlas endast av de tjänstemän vid ämbetsverket som behöver uppgifterna för utförandet av sina tjänsteåligganden. I ärenden som gäller visselblåsarskyddet kan personuppgifter behandlas endast av de personer som utsetts för uppgiften i enlighet med visselblåsarlagen. Därtill har registratorskontoret vid riksdagens justitieombudsmans kansli, för verkställigheten av lagen om fördelningen av åligganden mellan justitiekanslern i statsrådet och riksdagens justitieombudsman (1224/1990), tillgång till sådana i justitiekanslersämbetes ärendehanteringssystem registrerade uppgifter som behövs för uppföljningen av ärenden som är under behandling. Rätten för riksdagens justitieombudsmans kansli att få tillgång till ärendeuppgifter gäller inte anmälningsärenden i anknytning till visselblåsarskyddet.

Information som registrerats i justitiekanslersämbetets ärendehanteringssystem överförs inte till tredjeländer eller till internationella organisationer.

De behövliga uppgifter för uppföljning av ärenden som är under behandling som har registrerats i justitiekanslersämbetets ärendehanteringssystem bevaras permanent. De handlingar som lämnats till justitiekanslersämbetet och de handlingar som utarbetats vid justitiekanslersämbetet samt de personuppgifter som ingår i handlingarna förvaras i enlighet med de förvaringstider som anges i justitiekanslersämbetets informationsstyrningsplan.

Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt till tillgång till uppgifter enligt artikel 15 i dataskyddsförordningen, rätt till rättelse enligt artikel 16 i dataskyddsförordningen och rätt till begränsning av behandling enligt artikel 18 i dataskyddsförordningen.

Begränsning av den registrerades rättigheter i ärenden som gäller visselblåsarskydd: rätten för den registrerade att begränsa behandlingen i enlighet med artikel 18 i dataskyddsförordningen tillämpas inte på ärenden som gäller visselblåsarskyddet och den rätt för den registrerade att få tillgång till uppgifter som det föreskrivs om i artikel 15 i dataskyddsförordningen får begränsas, om det är nödvändigt och proportionerligt för att säkra utredningen av rapportens riktighet eller skydda den rapporterande personens identitet. Om endast en del av uppgifterna är sådana att de inte omfattas av rätten enligt artikel 15 i dataskyddsförordningen, har den registrerade rätt att få tillgång till de övriga uppgifter som rör honom eller henne. Den registrerade har rätt att få information om orsakerna till en begränsning och att begära att uppgifterna lämnas till dataombudsmannen i enlighet med 34 § 3 och 4 mom. i dataskyddslagen (1050/2018).

En begäran som baserar sig på en rättighet som avses ovan riktas till justitiekanslersämbetet.

Justitiekanslern övervakar behandlingen av personuppgifter vid justitiekanslersämbetet.

Ytterligare information

Under punkten ”Behandling av personuppgifter” på justitiekanslerns webbplats (www.justitiekanslern.fi) finns dataskyddsbeskrivningarna för ärendehanteringssystemet, tjänsten Valtiolle.fi och distributionslistan över pressmeddelanden.

Kontaktuppgifter

Personuppgiftsansvarig

Justitiekanslersämbetet

Besöksadress: Snellmansgatan 1 A, Helsingfors

Postadress: PB 20, 00023 STATSRÅDET

E-post: [email protected]

Telefon: +358 295 162 902 (registratorskontoret)

Dataskyddsombud

Äldre justitiekanslerssekreterare Pekka Liesivuori