Henkilötietojen käsittely oikeuskanslerin­virastossa

Henkilötietojen käsittelyn perusta

Henkilötietojen käsittelyyn oikeuskanslerinvirastossa sovelletaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja sitä täsmentävää ja täydentävää tietosuojalakia (1050/2018) sekä rikosasioiden tietosuojalakia (1054/2018) siltä osin, kun kyse on rikokseen liittyvästä syyttäjän toiminnasta.

Henkilötietojen käsittely oikeuskanslerinvirastossa liittyy oikeuskanslerin perustuslaissa, asianajajista annetussa laissa (496/1958) ja luvan saaneista oikeudenkäyntiavustajista annetussa laissa (715/2011) säädettyihin laillisuusvalvontatehtäviin sekä oikeuskanslerinviraston yleis-, henkilöstö- ja taloushallintoon.

Oikeuskanslerinviraston henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta (käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi). Erityisiä henkilötietoryhmiä koskevan käsittelyn oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan g alakohta (käsittely on tarpeen tärkeää yleistä etua koskevasta syystä) ja tietosuojalain 6 §:n 1 momentin 2 kohta. Rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyvien henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen 10 artikla ja tietosuojalain 7 §:n 1 momentin 2 kohta.

Käsiteltävät tiedot

Oikeuskanslerinviraston asianhallintajärjestelmään tallennetaan käsiteltävinä olevien asioiden seurantaa varten tarpeelliset tiedot, yksilöintitiedot oikeuskanslerinvirastoon toimitetuista ja oikeuskanslerinvirastossa laadituista asiakirjoista, oikeuskanslerinvirastoon toimitetut sähköiset asiakirjat ja oikeuskanslerinvirastossa laaditut asiakirjat.

Kantelijasta tallennetaan oikeuskanslerinviraston asianhallintajärjestelmään hänen nimensä ja hänen ilmoittamansa yhteystiedot. Kantelijan oikeuskanslerinvirastoon toimittama kantelukirjoitus voi sisältää mitä tahansa häntä koskevia henkilötietoja.

Laillisuusvalvonnan kohteena olevan luonnollisen henkilön nimeä ei yleensä tallenneta oikeuskanslerinviraston asianhallintajärjestelmään. Nimi voidaan kuitenkin tallentaa asian käsittelyn päättyessä, jos henkilöön kohdistetaan seuraamus. Kantelijan oikeuskanslerinvirastoon toimittama kantelukirjoitus voi sisältää mitä tahansa kantelun kohteena olevaa luonnollista henkilöä koskevia henkilötietoja.

Viranhakijasta tallennetaan oikeuskanslerinviraston asianhallintajärjestelmään hänen nimensä ja hänen ilmoittamansa yhteystiedot. Viranhakijan oikeuskanslerinvirastoon toimittama hakemus voi sisältää mitä tahansa häntä koskevia henkilötietoja.

Tietojen käsittely

Viraston omat henkilötietojen käsittelytoimet rajoitetaan siihen, mikä on tarpeellista viraston tehtävien suorittamiseksi. Henkilötietoja käsittelevät vain ne viraston virkamiehet, jotka tarvitsevat niitä virkatehtäviensä suorittamiseksi. Lisäksi eduskunnan oikeusasiamiehen kanslian kirjaamolla on pääsy oikeuskanslerinviraston asianhallintajärjestelmään tallennettuihin käsiteltävien asioiden seurantaa varten tarpeellisiin tietoihin valtioneuvoston oikeuskanslerin ja eduskunnan oikeusasiamiehen tehtävien jaosta annetun lain (1224/1990) toimeenpanemiseksi.

Oikeuskanslerinviraston asianhallintajärjestelmään tallennettuja tietoja ei siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.

Oikeuskanslerinviraston asianhallintajärjestelmään tallennetut käsiteltävinä olevien asioiden seurantaa varten tarpeelliset tiedot säilytetään pysyvästi. Oikeuskanslerinvirastoon toimitetut ja oikeuskanslerinvirastossa laaditut asiakirjat sekä niihin sisältyvät henkilötiedot säilytetään oikeuskanslerinviraston arkistonmuodostussuunnitelmassa määrättyjen asiakirjojen säilytysaikojen mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaan oikeus saada pääsy tietoihin, 16 artiklan mukaan oikeus tietojen oikaisemiseen ja 18 artiklan mukaan oikeus käsittelyn rajoittamiseen.

Edellä tarkoitettuihin oikeuksiin perustuvat pyynnöt osoitetaan oikeuskanslerinvirastolle.

Oikeuskanslerinviraston henkilötietojen käsittelyä valvoo oikeuskansleri.

Lisätietoa

Oikeuskanslerin verkkosivustolla (www.oikeuskansleri.fi) kohdassa ”Henkilötietojen käsittely” on julkaistu asianhallintajärjestelmän, Valtiolle.fi –järjestelmän ja tiedotejakelulistan tietosuojaselosteet.

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Oikeuskanslerinvirasto

Käyntiosoite: Snellmaninkatu 1 A, Helsinki

Postiosoite: PL 20, 00023 VALTIONEUVOSTO

Sähköpostiosoite: [email protected]

Puhelin: +358 295 162 902 (kirjaamo)

Tietosuojavastaava

Vanhempi oikeuskanslerinsihteeri Pekka Liesivuori

Postiosoite: PL 20, 00023 VALTIONEUVOSTO

Sähköpostiosoite: [email protected]