Henkilötietojen käsittely oikeuskanslerinvirastossa

Henkilötietojen käsittelyn perusta

Henkilötietojen käsittelyyn oikeuskanslerinvirastossa sovelletaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja sitä täsmentävää ja täydentävää tietosuojalakia (1050/2018) sekä rikosasioiden tietosuojalakia (1054/2018) siltä osin, kun kyse on rikokseen liittyvästä syyttäjän toiminnasta.

Henkilötietojen käsittely oikeuskanslerinvirastossa liittyy oikeuskanslerin perustuslaissa, asianajajista annetussa laissa (496/1958) ja luvan saaneista oikeudenkäyntiavustajista annetussa laissa (715/2011) säädettyihin laillisuusvalvontatehtäviin, ilmoittajansuojelulaissa (1171/2022) säädettyihin tehtäviin sekä oikeuskanslerinviraston yleis-, henkilöstö- ja taloushallintoon.

Oikeuskanslerinviraston henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta (käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi). Erityisiä henkilötietoryhmiä koskevan käsittelyn oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan g alakohta (käsittely on tarpeen tärkeää yleistä etua koskevasta syystä) ja tietosuojalain 6 §:n 1 momentin 2 kohta. Rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyvien henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen 10 artikla ja tietosuojalain 7 §:n 1 momentin 2 kohta.

Käsiteltävät tiedot

Oikeuskanslerinviraston asianhallintajärjestelmään tallennetaan käsiteltävinä olevien asioiden seurantaa varten tarpeelliset tiedot, yksilöintitiedot oikeuskanslerinvirastoon toimitetuista ja oikeuskanslerinvirastossa laadituista asiakirjoista, oikeuskanslerinvirastoon toimitetut sähköiset asiakirjat ja oikeuskanslerinvirastossa laaditut asiakirjat.

Kantelijasta tallennetaan oikeuskanslerinviraston asianhallintajärjestelmään hänen nimensä ja hänen ilmoittamansa yhteystiedot. Kantelijan oikeuskanslerinvirastoon toimittama kantelukirjoitus voi sisältää mitä tahansa häntä koskevia henkilötietoja.

Laillisuusvalvonnan kohteena olevan luonnollisen henkilön nimeä ei yleensä tallenneta oikeuskanslerinviraston asianhallintajärjestelmään. Nimi voidaan kuitenkin tallentaa asian käsittelyn päättyessä, jos henkilöön kohdistetaan seuraamus. Kantelijan oikeuskanslerinvirastoon toimittama kantelukirjoitus voi sisältää mitä tahansa kantelun kohteena olevaa luonnollista henkilöä koskevia henkilötietoja.

Ilmoittajansuojeluasioissa ilmoittajan henkilötietoja ei tallenneta asian tietoihin asian vireillepanijana eikä ilmoituksen kohteen henkilötietoja tallenneta asian tietoihin. Ilmoittajan ja ilmoituksen kohteen henkilötietoja käsitellään kuitenkin ilmoitusta koskevissa asiakirjoissa, kuten esimerkiksi itse ilmoituksessa. Ilmoittajansuojeluasioissa käsiteltävät ilmoitukset voivat sisältää mitä tahansa ilmoittajan ilmoitukseen liittämiä henkilötietoja.

Viranhakijasta tallennetaan oikeuskanslerinviraston asianhallintajärjestelmään hänen nimensä ja hänen ilmoittamansa yhteystiedot. Viranhakijan oikeuskanslerinvirastoon toimittama hakemus voi sisältää mitä tahansa häntä koskevia henkilötietoja.

Tietojen käsittely

Viraston omat henkilötietojen käsittelytoimet rajoitetaan siihen, mikä on tarpeellista viraston tehtävien suorittamiseksi. Henkilötietoja käsittelevät vain ne viraston virkamiehet, jotka tarvitsevat niitä virkatehtäviensä suorittamiseksi. Ilmoittajansuojeluasioissa henkilötietoja voivat käsitellä vain ilmoittajansuojelulain tarkoittamalla tavalla tehtävään nimetyt henkilöt. Lisäksi eduskunnan oikeusasiamiehen kanslian kirjaamolla on pääsy oikeuskanslerinviraston asianhallintajärjestelmään tallennettuihin käsiteltävien asioiden seurantaa varten tarpeellisiin tietoihin valtioneuvoston oikeuskanslerin ja eduskunnan oikeusasiamiehen tehtävien jaosta annetun lain (1224/1990) toimeenpanemiseksi. Eduskunnan oikeusasiamiehen kanslian pääsy asioiden tietoihin ei koske ilmoittajansuojeluun liittyviä ilmoitusasioita.

Oikeuskanslerinviraston asianhallintajärjestelmään tallennettuja tietoja ei siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.

Oikeuskanslerinviraston asianhallintajärjestelmään tallennetut käsiteltävinä olevien asioiden seurantaa varten tarpeelliset tiedot säilytetään pysyvästi. Oikeuskanslerinvirastoon toimitetut ja oikeuskanslerinvirastossa laaditut asiakirjat sekä niihin sisältyvät henkilötiedot säilytetään oikeuskanslerinviraston tiedonohjaussuunnitelmassa määrättyjen asiakirjojen säilytysaikojen mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaan oikeus saada pääsy tietoihin, 16 artiklan mukaan oikeus tietojen oikaisemiseen ja 18 artiklan mukaan oikeus käsittelyn rajoittamiseen.

Ilmoittajansuojeluasioita koskeva rekisteröidyn oikeuksien rajoitus: tietosuoja-asetuksen 18 artiklaa rekisteröidyn oikeudesta käsittelyn rajoittamiseen ei sovelleta ilmoittajansuojeluasioihin ja 15 artiklassa säädettyä rekisteröidyn pääsyä tietoihin voidaan rajoittaa, jos se on välttämätöntä ja oikeasuhtaista ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi. Jos vain osa tiedoista on sellaisia, että ne jäävät 15 artiklassa tarkoitetun oikeuden ulkopuolelle, rekisteröidyllä on oikeus saada tietää muut häntä koskevat tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa rajoituksen syyt ja pyytää tietojen antamista tietosuojavaltuutetulle tietosuojalain (1050/2018) 34 §:n 3 ja 4 momentin mukaisesti.

Edellä tarkoitettuihin oikeuksiin perustuvat pyynnöt osoitetaan oikeuskanslerinvirastolle.

Oikeuskanslerinviraston henkilötietojen käsittelyä valvoo oikeuskansleri.

Lisätietoa

Oikeuskanslerin verkkosivustolla (www.oikeuskansleri.fi) kohdassa ”Henkilötietojen käsittely” on julkaistu asianhallintajärjestelmän, Valtiolle.fi –järjestelmän ja tiedotejakelulistan tietosuojaselosteet.

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Oikeuskanslerinvirasto

Käyntiosoite: Snellmaninkatu 1 A, Helsinki

Postiosoite: PL 20, 00023 VALTIONEUVOSTO

Sähköpostiosoite: [email protected]

Puhelin: +358 295 162 902 (kirjaamo)

Tietosuojavastaava

Vanhempi oikeuskanslerinsihteeri Pekka Liesivuori