Tietoa ja ohjeita viranomaisille
Oikeuskanslerinviraston keskitetyn ulkoisen ilmoituskanavan toiminta
Oikeuskanslerinvirasto toimii keskitettynä ulkoisena ilmoituskanavana, jonne ilmoittajat voivat tehdä ilmoittajansuojelulain tarkoittamissa tilanteissa ilmoituksen väärinkäytöksestä. Ilmoituksen voi tehdä kirjallisesti tai suullisesti.
Oikeuskanslerinvirasto tallentaa ilmoitukset asianhallintajärjestelmäänsä ja arvioi, mille toimivaltaiselle viranomaiselle asian selvittäminen kuuluu, sekä siirtää ilmoitukset toimivaltaisille viranomaisille.
Oikeuskanslerinvirasto ei itse ryhdy tutkimaan ilmoituksia eikä tarkasta, täyttyvätkö kaikki ilmoituksen tai ilmoittajansuojelun edellytykset. Oikeuskanslerinvirasto ei esimerkiksi tarkasta, onko ilmoittaja sellaisessa asemassa, että hän voi ilmoittajansuojelulain mukaan tehdä ilmoituksen. Selvästi ilmoittajansuojelun soveltamisalan ulkopuolelle jääviä kirjoituksia ei kuitenkaan siirretä toimivaltaisille viranomaisille.
Oikeuskanslerinviraston on toimitettava ilmoittajalle vastaanottoilmoitus viipymättä ja viimeistään seitsemän päivän kuluessa. Oikeuskanslerinvirasto antaa ilmoittajalle myös tiedon siitä, mille viranomaiselle asia on siirretty käsiteltäväksi. Vastaanottoilmoitus voidaan jättää toimittamatta ilmoittajan pyynnöstä tai jos sen antaminen vaarantaisi ilmoittajan henkilöllisyyden suojan. Tällöin ei myöskään toimiteta ilmoittajalle tietoa toimivaltaisesta viranomaisesta. Viranomaisen tehtävänä on ilmoittaa ilmoittajalle asian käsittelystä ja toimenpiteistä.
Ilmoitusten siirtäminen viranomaisille
Oikeuskanslerinvirasto siirtää ilmoitukset toimivaltaisille viranomaisille suojatulla sähköpostilla. Ilmoitusten siirtämistä varten toimivaltaisten viranomaisten yhteystietojen pitää olla oikeuskanslerinviraston tiedossa. Toimivaltaisten viranomaisten tulee huolehtia siitä, että niillä on yleisestä kirjaamo-osoitteesta erillinen sähköpostiosoite ilmoitusten vastaanottamiseen sekä ilmoitusten käsittelyyn nimetyt käsittelijät, joilla on riittävä asiantuntemus ilmoitusten käsittelyyn. Ilmoituksia saavat käsitellä vain nimetyt henkilöt. Sähköpostiosoite on ilmoitettava oikeuskanslerinvirastolle osoitteeseen [email protected].
Jos toimivaltaista viranomaista ei ole, ilmoitus siirretään sille ministeriölle, jonka hallinnonalaa ilmoitus koskee.
Oikeuskanslerinviraston on siirrettävä ilmoitus kiireellisesti, jos on kyse terveyttä tai turvallisuutta välittömästi ja vakavasti vaarantavasta rikkomisesta.
Toimivaltaisissa viranomaisissa ilmoituksia käsittelevillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus ilmoittajan ja ilmoituksen kohteen henkilöllisyydestä tai muusta sellaisesta tiedosta, josta henkilöllisyys voidaan päätellä suoraan tai epäsuorasti. Salassa pidettävien tietojen antamisesta säädetään ilmoittajansuojelulaissa.
Viranomaisten ilmoitettava ilmoituksen vastaanottamisesta
Jos ilmoittajansuojelulain tarkoittama ilmoitus tehdään suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, on viranomaisen viipymättä ilmoitettava oikeuskanslerinvirastolle ilmoituksen vastaanottamisesta. Oikeuskanslerinvirastosta siirrettyjen ilmoitusten vastaanottamisesta ei tarvitse ilmoittaa.
Tieto ilmoituksen vastaanottamisesta ja myös ilmoitus toimitetaan oikeuskanslerinvirastolle tiedoksi suojatussa sähköpostissa osoitteeseen [email protected].
Erityislainsäädäntöön perustuviin ilmoituskanaviin tehdyistä ilmoituksista ei ilmoiteta oikeuskanslerinvirastolle.
Raportointi oikeuskanslerinvirastolle
Toimivaltaisten viranomaisten on vuosittain ilmoitettava oikeuskanslerinvirastolle seuraavista asioista:
- ilmoitusten perusteella tehdyt ratkaisut
- rikkomisten perusteella takaisin perittyjen varojen määrä
- arvio rikkomisten aiheuttamasta taloudellisen vahingon määrästä.
Raportointi on tilastollista raportointia, joka sisältää
- lain soveltamisalaan kuuluvien ilmoitusten määrät
- toimivaltaisten viranomaisten tekemien päätösten lukumäärät
- poliisille tai syyttäjälle ilmoitusten perusteella siirrettyjen asioiden lukumäärät
- tuomioistuimille lähetettyjen asioiden lukumäärät ja tuomioistuinten tekemien päätösten lukumäärät
- rikkomisten perusteella takaisin perittyjen varojen määrät sekä
- arviot rikkomisten yhteensä aiheuttamista taloudellista vahingoista.
Raportointivuosi on kalenterivuosi.
Raportointivelvoite koskee myös niitä viranomaisia, joille on tehty suoraan ilmoitus ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvasta rikkomisesta.
Oikeuskanslerinvirasto pitää kirjaa vastaanotettujen ilmoitusten lukumäärästä. Oikeuskanslerinvirasto raportoi Euroopan komissiolle vuosittain ilmoitusten lukumäärän sekä viranomaisten ilmoittamat muut tiedot.
Miten raportointi tehdään?
Toimivaltaisen viranomaisen laatima raportti vuodelta 2023 toimitetaan oikeuskanslerinvirastoon myöhemmin ilmoitettavana ajankohtana vuoden 2024 alkupuolella. Raportti toimitetaan sähköpostitse osoitteeseen [email protected].
Keskitetyn ulkoisen ilmoituskanavan suhde oikeuskanslerin laillisuusvalvontaan
Keskitetyn ulkoisen ilmoituskanavan kautta tulleita ilmoituksia ei käsitellä oikeuskanslerinvirastossa kanteluina. Osana oikeuskanslerin yleistä laillisuusvalvontaa oikeuskansleri kuitenkin valvoo sitä, että toimivaltaiset viranomaiset täyttävät ilmoittajansuojelulain mukaiset velvollisuutensa.