Information och anvisningar för myndigheterna
Verksamheten i samband med justitiekanslersämbetets centraliserade externa rapporteringskanal
Justitiekanslersämbetet agerar som en centraliserad extern kanal för rapportering av oegentligheter i sådana situationer som avses i visselblåsarlagen. Rapporteringen kan ske skriftligt eller muntligt.
Justitiekanslersämbetet för in rapporterna i sitt ärendehanteringssystem, bedömer vilken behörig myndighet som ska utreda ärendet och vidarebefordrar rapporterna till de behöriga myndigheterna.
Justitiekanslersämbetet börjar inte själv utreda rapporterna och kontrollerar inte heller om alla förutsättningar för rapportering eller skydd för rapporterande personer uppfylls. Justitiekanslersämbetet kontrollerar till exempel inte om den rapporterande personen har en sådan ställning att hen enligt visselblåsarlagen kan rapportera oegentligheter. Sådant material som tydligt faller utanför tillämpningsområdet för skyddet för rapporterande personer vidarebefordras emellertid inte till de behöriga myndigheterna.
Justitiekanslersämbetet ska utan dröjsmål och senast inom sju dagar sända den rapporterande personen en bekräftelse av mottagandet. Justitiekanslersämbetet meddelar också den rapporterande personen vilken myndighet ärendet har överlåtits till för handläggning. En mottagningsbekräftelse behöver inte sändas om den rapporterande personen så önskar, eller om en bekräftelse kan äventyra skyddet av den rapporterande personens identitet. I så fall sänds det inte heller uppgift om den behöriga myndigheten till den rapporterande personen. Det är myndighetens uppgift att informera den rapporterande personen om handläggningen av ärendet och därtill hörande åtgärder.
Vidarebefordran av rapporter till myndigheter
Justitiekanslersämbetet vidarebefordrar rapporterna till de behöriga myndigheterna genom skyddad e-post. För att detta ska vara möjligt måste justitiekanslersämbetet ha kontaktuppgifterna till de behöriga myndigheterna. De behöriga myndigheterna ska se till att de har en sådan separat e-postadress för mottagande av rapporter som inte är den allmänna adressen till registratorskontoret samt handläggare som har utsetts för att handlägga rapporter och som har tillräcklig sakkunskap för det. Endast de personer som har utsetts får handlägga rapporter. E-postadressen ska meddelas justitiekanslersämbetet på adressen [email protected].
Om det inte finns någon behörig myndighet, vidarebefordras rapporten till det ministerium vars förvaltningsområde rapporten gäller.
Justitiekanslersämbetet ska vidarebefordra rapporten i brådskande ordning om det är fråga om överträdelser som direkt och allvarligt äventyrar hälsa eller säkerhet.
De personer vid behöriga myndigheter som handlägger rapporter är skyldiga att hemlighålla identiteten för den rapporterande personen och föremålet för rapporten samt annan information från vilken identiteten kan härledas direkt eller indirekt. Bestämmelser om utlämnande av sekretessbelagda uppgifter finns i visselblåsarlagen.
Myndigheternas skyldighet att informera om mottagande av rapporter
Om rapportering enligt visselblåsarlagen sker direkt till den behöriga myndigheten, ska myndigheten utan dröjsmål informera justitiekanslersämbetet om mottagandet av rapporten. Myndigheterna behöver inte informera om mottagande av rapporter som vidarebefordrats från justitiekanslersämbetet.
Uppgift om mottagande av en rapport och rapporten i fråga sänds till justitiekanslersämbetet för kännedom genom skyddad e-post till adressen [email protected].
Rapporter som lämnats genom rapporteringskanaler som grundar sig på speciallagstiftning anmäls inte till justitiekanslersämbetet.
Rapportering till justitiekanslersämbetet
De behöriga myndigheterna ska årligen till justitiekanslersämbetet rapportera om följande saker:
- de avgöranden som har träffats på basis av rapporterna
- beloppet av de medel som har återkrävts på grund av överträdelser
- en uppskattning av beloppet av de ekonomiska förluster som överträdelserna har förorsakat.
Det är fråga om statistisk rapportering, som innehåller
- antal rapporter som omfattas av lagens tillämpningsområde
- antal beslut som de behöriga myndigheterna har fattat
- antal ärenden som har överförts till polisen eller åklagaren på basis av rapporterna
- antal ärenden som har sänts till domstolar och antalet beslut som domstolarna har fattat
- beloppet av de medel som har återkrävts på grund av överträdelser
- uppskattningar av de ekonomiska förluster som överträdelserna sammanlagt har förorsakat.
Rapporteringsåret är ett kalenderår.
Rapporteringsskyldigheten gäller också de myndigheter som direkt har mottagit en rapport om en överträdelse som omfattas av tillämpningsområdet för visselblåsarlagen.
Justitiekanslersämbetet för bok över antalet mottagna rapporter. Justitiekanslersämbetet rapporterar årligen till Europeiska kommissionen antalet rapporter och andra uppgifter som myndigheterna har lämnat.
Hur utförs rapporteringen till justitiekanslersämbetet?
En behörig myndighets rapport från år 2023 ska lämnas till justitiekanslersämbetet på en tidpunkt som meddelas senare i början av år 2024. Rapporten ska sändas per e-post till adressen [email protected].
Den centraliserade externa rapporteringskanalen i förhållande till justitiekanslerns laglighetskontroll
Rapporter som kommit in genom den centraliserade externa rapporteringskanalen behandlas inte som klagomål vid justitiekanslersämbetet. Som en del av sin allmänna laglighetskontroll övervakar justitiekanslern att de behöriga myndigheterna fullgör sina skyldigheter enligt visselblåsarlagen.