Asiakirjapyyntöön on annettava perusteltu päätös

Apulaisoikeuskansleri saattoi kaupungin tietoon näkemyksensä, jonka mukaan asiakirjapyyntöä koskevia julkisuuslain menettelysäännöksiä on noudatettava myös silloin, kun viranomaisella ei ole pyydettyä asiakirjaa.

Ensimmäisessä tapauksessa kantelija ei ollut saanut pyytämäänsä kaupunginhallituksen kokouksessa esitettyä selvitystä, koska kaupungin mukaan selvitys oli annettu suullisesti. Apulaisoikeuskansleri totesi, että kantelijalle oli ilmoitettu syy, miksi pyydettyä asiakirjaa ei voida luovuttaa, mutta hänelle olisi lisäksi tullut antaa tieto siitä, että asia voidaan saattaa viranomaisen ratkaistavaksi. Häneltä olisi tullut myös tiedustella, haluaako hän asian siirrettäväksi viranomaisen ratkaistavaksi.

Toisessa tapauksessa kantelija ei ollut saanut työsähköposteistaan koostuvaa tallennetta, joka olisi laadittu hänen irtisanomisensa jälkeen. Kantelija oli pyytänyt saada asiassa valituskelpoisen päätöksen, jos hänelle ei anneta tallennetta. Kantelijalle oli vastattu, ettei tallenne ole kaupungin hallussa. Apulaisoikeuskanslerin mukaan kantelijalle olisi tullut antaa asiassa perusteltu, valituskelpoinen päätös.