Biträdande justitiekansler Puumalainen gav utrikesministeriet en anmärkning om förfaranden som strider mot offentlighetslagen och förvaltningslagen
Biträdande justitiekansler Mikko Puumalainen har gett utrikesministeriet en anmärkning om lagstridig behandling av begäran om handlingar och om lagstridiga förfaranden som gäller hur utnämningsbeslut är utformade och hur de motiveras.
I ett klagomål som lämnats till justitiekanslersämbetet kritiserades utrikesministeriets förfarande vid behandlingen av begäran om handlingar och förfrågningar som gällde rekryteringen av tjänstemän i ministeriets förvaltningskarriär åren 2020 och 2021. Klaganden har sökt olika tidsbestämda tjänsteförhållanden som biträdande byråsekreterare vid ministeriet men inte blivit vald. Klaganden har i flera e-postmeddelanden till utrikesministeriet begärt att bland annat få utnämningsbesluten, utnämningspromemoriorna och grunderna för hur sökandena poängsätts i urvalsförfarandena. Klaganden har dessutom begärt skriftlig motivering till att klaganden inte blev vald.
Behandlingen av begäran om handlingar stred mot lagen
Behandlingen av klagandens begäran om handlingar hade fördröjts avsevärt vid ministeriet jämfört med de tidsfrister som anges i offentlighetslagen. I en del fall hade klagandens begäran behandlats i nästan två år. Till exempel klagandens begäran att få utnämningsbesluten från ansökan år 2020 hade i december 2022 behandlats i ett år och nio månader och klagandens begäran att få grunderna för poängsättningen av sökandena hade behandlats i drygt ett år och åtta månader.
Utrikesministeriet har i sin redogörelse inte framfört godtagbara skäl till försummelsen. Biträdande justitiekanslern anser att utrikesministeriets förfarande har varit lagstridigt när ministeriet behandlat klagandens begäran om handlingar och att detta är ett tecken på att de tjänstemän som behandlade begäran om handlingar har allvarliga luckor i sina kunskaper om offentlighetslagen.
I offentlighetslagen föreskrivs att förfarandet för behandling av begäran om handlingar ska ske i två faser. Om den person som behandlar begäran i första fasen inte lämnar den information som begärs, ska denna person enligt offentlighetslagen ange den rättsliga grunden för detta och de omständigheter som utgör ett hinder för att informationen ska kunna lämnas eller ge den som lämnat begäran anvisningar för att få ett beslut som kan överklagas. Därefter har den som begär handlingar rätt att föra sin begäran till myndigheten för avgörande. Det är möjligt att söka ändring i myndighetens avgörande hos förvaltningsdomstolen.
Dessutom förutsätter offentlighetslagen att begäran om handlingar behandlas utan dröjsmål. Information om en offentlig handling ska lämnas så snart som möjligt. Informationen ska emellertid lämnas senast inom två veckor från det att myndigheten tagit emot begäran om att få ta del av handlingen. Det kan ta en månad att behandla begäran om handlingar om de begärda handlingarna är många eller innehåller sekretessbelagda delar, eller om någon annan därmed jämförbar omständighet innebär att det krävs specialåtgärder eller större arbetsmängd än normalt för att behandla och avgöra ärendet.
Det fanns brister i utnämningsbeslutet och i beslutets motivering
Utrikesministeriet fattade åren 2020 och 2021 muntliga beslut om att utnämna personer till tidsbestämda tjänsteförhållanden som biträdande byråsekreterare. Det gavs inte heller någon motivering till besluten. Ingen av de handlingar som utrikesministeriet lämnade till biträdande justitiekanslern innehöll någon verbal jämförelse av sökandenas meriter. Av handlingarna framgick till exempel inte heller vilka av sökandena som hade uppfyllt de föreskrivna behörighetsvillkoren eller vilka som hade valts ut för intervju och lämplighetsbedömning i slutfasen av urvalsförfarandet. Biträdande justitiekanslern anser att uppgifterna i fråga i enlighet med god förvaltningssed vid tillsättning av tjänster i regel bör antecknas i en utnämningspromemoria som upprättas när tjänsten tillsätts. Biträdande justitiekanslern betonar att ett utnämningsbeslut är ett förvaltningsbeslut som enligt förvaltningslagen i regel ska fattas skriftligen och motiveringar till beslutet ska anges.
Utrikesministeriet har genom sitt förfarande brutit mot klagandens grundlagsenliga rätt att få ett motiverat beslut i utnämningsärendet.
Biträdande justitiekanslern konstaterar i sitt avgörande att som laglighetsövervakare av myndigheternas verksamhet har justitiekanslern inte i uppgift att jämföra de personer som sökt tidsbestämda tjänsteförhållanden som biträdande byråsekreterare sinsemellan och att det inte är justitiekanslerns uppgift att ta ställning till personernas förmågor, egenskaper eller lämplighet för uppgiften.
Avsaknaden av utnämningsbeslut med skriftliga motiveringar och de allvarliga försummelserna i behandlingen av klagandens begäran om handlingar har enligt biträdande justitiekanslern emellertid kunnat få klaganden att ställa motiverade och grundade frågor om lagenligheten i de val som gjorts.
Biträdande justitiekanslern anser att utrikesministeriets förfarande är ytterst problematiskt, särskilt med tanke på den upplevda tilliten till myndigheternas verksamhet.
Det borde ha föreskrivits i lag om anlitande av ett konsultbolag som hjälp vid rekrytering
Biträdande justitiekanslern beslutade utifrån klagomålet att även undersöka om ministeriet i strid med grundlagen har överfört offentliga förvaltningsuppgifter till ett konsultbolag i fråga om rekrytering av tjänstemän. En myndighet kan inte överföra offentliga förvaltningsuppgifter till en privat aktör endast baserat på egen prövning, utan det ska finnas föreskrifter om detta i lag.
Genom ett avtal om köpta tjänster hade utrikesministeriet gett ett konsultbolag i uppgift att bland annat granska om sökandena uppfyller behörighetsvillkoren för tjänsten och om de intyg som sökandena lämnat in motsvarar det som sökandena angett i sina ansökningar. Konsultbolaget poängsatte också de inlämnade ansökningarna och genomförde de inledande intervjuerna med sökandena.
Enligt de redogörelser som biträdande justitiekanslern fått spelade konsultbolagets poängsättning av ansökningarna och de inledande intervjuerna med sökandena en betydande, om inte till och med avgörande, roll när utrikesministeriet fattade beslut om vilka sökande som går vidare. Biträdande justitiekanslern anser att de uppgifter som överförts till konsultbolaget är offentliga förvaltningsuppgifter och ansvaret och skötseln av sådana uppgifter kan överföras till privata aktörer endast när det föreskrivs om detta i lag. Baserat på utrikesministeriets redogörelse kan man dra slutsatsen att överföringen av uppgifterna till konsultbolaget inte baserar sig på lagstiftning
Biträdande justitiekanslern anser att utrikesministeriet bör överväga vilka lagberedningsåtgärder och övriga åtgärder ministeriet vidtar för att säkerställa att inga offentliga förvaltningsuppgifter överförs till konsultbolag i strid med grundlagen. Utrikesministeriet ska senast den 31 oktober 2023 meddela vilka åtgärder ministeriet har vidtagit baserat på biträdande justitiekanslerns beslut.
Ytterligare information
Föredragande: Taru Kuosmanen, äldre justitiekanslerssekreterare, tfn 02951 62535, [email protected]
