Apulaisoikeuskansleri Puumalaiselta huomautus ulkoministeriölle julkisuuslain ja hallintolain vastaisista menettelyistä
Apulaisoikeuskansleri Mikko Puumalainen on antanut ulkoministeriölle huomautuksen sekä asiakirjapyyntöjen lainvastaisesta käsittelystä että nimityspäätösten muotoa ja perustelemista koskevista lainvastaisista menettelyistä.
Oikeuskanslerinvirastoon saapuneessa kantelussa arvosteltiin ulkoministeriön menettelyä käsitellä asiakirjapyyntöjä ja tiedusteluja, jotka koskivat ministeriön hallintouran virkamiesten rekrytointia vuosina 2020 ja 2021. Kantelija oli hakenut ministeriössä avoinna olleisiin avustavan toimistosihteerin määräaikaisiin virkasuhteisiin, mutta ei ollut tullut valituksi. Kantelija oli pyytänyt useissa ulkoministeriölle lähettämissään sähköposteissa muun muassa kyseisten valintamenettelyjen nimityspäätökset, nimitysmuistiot sekä hakijoiden pisteytyksen perusteet. Lisäksi kantelija oli pyytänyt kirjalliset perustelut sille, ettei ollut itse tullut valituksi.
Asiakirjapyyntöjen käsittely lainvastaista
Kantelijan asiakirjapyyntöjen käsittely oli ministeriössä viivästynyt huomattavasti julkisuuslaissa säädetyistä ehdottomista määräajoista. Osaa kantelijan pyynnöistä oli käsitelty lähes kaksi vuotta. Esimerkiksi kantelijan pyyntöä saada vuoden 2020 haun nimityspäätökset oli joulukuuhun 2022 mennessä käsitelty vuosi ja yhdeksän kuukautta ja kantelijan pyyntöä saada hakijoiden pisteytysten perusteet runsas vuosi ja kahdeksan kuukautta.
Ulkoministeriö ei ole selvityksessään esittänyt laiminlyönneilleen hyväksyttäviä syitä. Apulaisoikeuskanslerin mukaan ulkoministeriö on menetellyt asiakirjapyyntöjen käsittelyssä lainvastaisesti ja tämä osoittaa vakavia puutteita kantelijan asiakirjapyyntöjä käsitelleiden virkamiesten julkisuuslain osaamisessa.
Asiakirjapyyntöjen käsittelyä koskeva menettely on julkisuuslaissa säädetty kaksivaiheiseksi. Jos pyynnön ensivaiheessa käsittelevä henkilö kieltäytyy antamasta pyydettyä tietoa, hänen tulee julkisuuslain mukaan ilmoittaa ratkaisunsa oikeudellinen peruste ja ne seikat, joiden vuoksi tietoja ei voida antaa sekä antaa pyytäjälle ohjaus valituskelpoisen ratkaisun saamiseksi. Tämän jälkeen pyytäjällä on oikeus saattaa asiakirjapyyntönsä viranomaisen ratkaistavaksi. Viranomaisen antamaan ratkaisuun on mahdollista hakea muutosta hallinto-oikeudelta.
Lisäksi julkisuuslaki edellyttää, että asiakirjapyyntö käsitellään viivytyksettä. Tieto julkisesta asiakirjasta on annettava mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa siitä, kun viranomainen on saanut asiakirjan saamista koskevan pyynnön. Asiakirjapyynnön käsittely voi kestää kuukauden, jos pyydettyjä asiakirjoja on paljon tai niihin sisältyy salassa pidettäviä osia tai jos muu niihin rinnastettava syy aiheuttaa sen, että asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai muutoin tavanomaista suuremman työmäärän.
Nimityspäätös ja sen perustelut puutteellisia
Ulkoministeriö oli tehnyt vuosina 2020 ja 2021 suullisesti päätökset nimittää henkilöitä avustavan toimistosihteerin määräaikaisiin virkasuhteisiin. Päätöksiä ei myöskään ollut perusteltu. Mikään ulkoministeriön apulaisoikeuskanslerille toimittamista asiakirjoista ei sisältänyt minkäänlaista hakijoiden keskinäistä sanallista ansiovertailua. Asiakirjoista ei myöskään ollut luettavissa esimerkiksi se, ketkä hakijoista olivat täyttäneet säädetyt kelpoisuusvaatimukset eikä se, ketkä oli valittu valintamenettelyn loppuvaiheessa haastatteluun ja soveltuvuusarviointiin. Apulaisoikeuskansleri toteaa, että kyseiset tiedot tulee virantäyttöä koskevan hyvän hallintokäytännön mukaisesti lähtökohtaisesti kirjata virantäyttövaiheessa laadittavaan nimitysmuistioon. Apulaisoikeuskansleri korostaa, että nimityspäätös on hallintopäätös, joka tulee hallintolain mukaan lähtökohtaisesti tehdä kirjallisesti ja perustella.
Menettelyllään ulkoministeriö on rikkonut kantelijalle perustuslain mukaan kuuluvaa oikeutta saada nimitysasiassa perusteltu päätös.
Apulaisoikeuskansleri toteaa ratkaisussaan, että viranomaistoiminnan laillisuusvalvojana hänen tehtäviinsä ei kuulu vertailla ulkoministeriössä avoinna olleisiin avustavan toimistosihteerin määräaikaisiin virkasuhteisiin hakeneita hakijoita keskenään eikä ottaa kantaa heidän taitoihinsa, ominaisuuksiinsa ja sopivuuteensa tehtävään.
Kirjallisesti perusteltujen nimityspäätösten puute ja kantelijan asiakirjapyyntöjen käsittelyssä tapahtuneet vakavat laiminlyönnit ovat apulaisoikeuskanslerin mukaan kuitenkin voineet herättää kantelijassa aiheellisia ja perusteltuja kysymyksiä myös tehtyjen valintojen lainmukaisuudesta.
Apulaisoikeuskansleri pitää ulkoministeriön menettelyä erityisesti viranomaistoimintaa kohtaan tunnettavan luotettavuuden näkökulmasta erittäin ongelmallisena.
Konsulttiyhtiön käyttämisestä rekrytoinnin apuna olisi pitänyt säätä lailla
Apulaisoikeuskansleri päätti kantelun perusteella tutkia myös sen, onko ulkoministeriö siirtänyt perustuslain vastaisesti hallintouran virkamiesten rekrytointiin liittyviä julkisia hallintotehtäviä konsulttiyhtiölle. Viranomainen ei voi siirtää vain oman harkintansa perusteella julkista hallintotehtävää yksityiselle toimijalle, vaan siitä on säädettävä laissa.
Ulkoministeriö oli ostopalvelusopimuksella antanut konsulttiyhtiölle tehtäväksi muun muassa tarkastaa, täyttävätkö hakijat virkaan säädetyt kelpoisuusvaatimukset ja vastaavatko hakijoiden toimittamat todistukset näiden hakemuksissa ilmoittamia seikkoja. Konsulttiyhtiö myös pisteytti saapuneet hakemukset ja suoritti hakijoiden alkuhaastattelut.
Apulaisoikeuskanslerin mukaan saatujen selvitysten perusteella konsulttiyhtiön hakemuksista ja hakijoiden alkuhaastatteluista antama pisteytys oli merkittävässä, ellei jopa ratkaisevassa roolissa, kun ulkoministeriössä päätettiin hakijoiden jatkoon pääsystä. Apulaisoikeuskanslerin mielestä konsulttiyhtiölle siirretyt tehtävät ovat julkisia hallintotehtäviä, joiden siirtäminen yksityisen vastuulle ja hoidettaviksi edellyttää sääntelyä laissa. Ulkoministeriön selvityksen perusteella on tehtävissä johtopäätös, ettei tehtävien siirtäminen konsulttiyhtiölle kuitenkaan perustu lainsäädäntöön.
Apulaisoikeuskanslerin mukaan ulkoministeriön tulee harkita, mihin lainvalmistelu- tai muihin toimenpiteisiin sen on ryhdyttävä varmistaakseen, ettei konsulttiyhtiölle siirry julkisia hallintotehtäviä perustuslain vastaisesti. Ulkoministeriön on ilmoitettava viimeistään 31.10.2023, mihin toimenpiteisiin se on apulaisoikeuskanslerin päätöksen perusteella ryhtynyt.
Lisätietoja
Esittelijä: vanhempi oikeuskanslerinsihteeri Taru Kuosmanen, puh. 02951 62535, [email protected]
