Viranomaisen velvollisuus toteuttaa hyvää tiedonhallintaa

Kantelija oli pyytänyt kaupungin sosiaalitoimesta tietoa hänestä tehtyjen lastensuojeluilmoitusten sisällöstä. Hänelle oli luovutettu pyytämänsä asiakirjat, mutta luovutusharkinnassa ei noudatettu viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999, julkisuuslaki) 14 §:n 4 momentin mukaisia määräaikoja. Määräaikojen huomattavasta ylittymisestä huolimatta sosiaalitoimi katsoi apulaisoikeuskanslerille antamassaan selvityksessä menetelleensä julkisuuslain mukaisesti. Esitettyjen näkemysten mukaan lain edellyttämät ajat olivat "suositusaikoja". Viipymistä oli myös perusteltu muilla työtehtävillä ja lomalla. Apulaisoikeuskanslerin pyytämässä lisäselvityksessä todettiin, että lain ja kaupungin antamien ohjeiden mukaista luovutusaikaa ei ollut noudatettu ja että työntekijöiden määräajoista ja niiden alkamisesta esittämät näkemykset olivat virheellisiä. Selvityksen mukaan kaupungin työntekijöitä oli sittemmin ohjeistettu siitä, milloin asiakirjapyyntö tulee vireille.

Asiassa oli kyse myös siitä, tuliko asiakirjapyyntö tehdä kaupungin tätä tarkoitusta varten laatimalla lomakkeella. Lomakkeen käytöstä apulaisoikeuskansleri oli jo aiemmin erään toisen kantelun perusteella antanut päätöksen, joka kaupungin selvityksen mukaan oli otettu huomioon asiasta annettujen ohjeiden päivityksessä ja henkilökunnan koulutuksessa.

Julkisuuslain 17 ja 18 §:n mukaan viranomaisen tulee huolehtia hyvän tiedonhallintatavan luomisesta ja toteutumisesta alaisessaan hallinnossa.

Apulaisoikeuskansleri katsoi, että asia ei edellä selostetuissa olosuhteissa antanut aihetta laillisuusvalvonnallisesti enempään. Hän kiinnitti kuitenkin vastaisen varalle edelleenkin kaupungin eri hallintokuntien asiakirjahallinnosta vastaavien tahojen huomiota siihen, että henkilöstöllä on tehtäviensä vaatima riittävä koulutus julkisuuslain perusteista ja tietojen antamista koskevista säännöksistä.