Tiedusteluihin ja asiakirjapyyntöön vastaaminen

Kaupungin huomiota kiinnitettiin sen velvollisuuteen järjestää hallintonsa siten, että hallinnon asiakas voi saada kirjeeseensä vastauksen ja asiansa käsiteltyä kohtuullisessa ajassa. Kaupungin tulee myös huolehtia siitä, että valvovan viranomaisen selvityspyyntöihin vastataan viivytyksettä ja riittävän tarkasti. Lisäksi kaupungin huomiota kiinnitettiin viranomaisen velvollisuuteen käsitellä sille saapunut asiakirjapyyntö julkisuuslain mukaisesti.

Kantelija oli toukokuussa 2015 toimittanut kaupungille kirjeen, jossa hän arvosteli kaupungin teknisen lautakunnan yksityistiejaoston menettelyä ja ilmoitti odottavansa kaupungilta toimenpiteitä ja vastausta. Kantelija oli tiedustellut useita kertoja asiansa käsittelyn etenemistä ja jaoston kokoontumisaikataulua, mutta ei ollut saanut vastauksia. Yksityistiejaosto oli kokoontunut toukokuussa 2016, ja kantelija oli pyytänyt kokouksen pöytäkirjaa kesäkuussa 2016. Hän ei kuitenkaan ollut saanut pyytämäänsä pöytäkirjaa. Kaupunki ei siten ollut menetellyt julkisuuslaissa edellytetyllä tavalla saatuaan kantelijan asiakirjapyynnön. Kantelijan asioita käsiteltiin tammikuussa 2019 pidetyssä yksitystiejaoston kokouksessa.

Apulaisoikeuskansleri totesi, että kaupunki oli laiminlyönyt velvollisuutensa käsitellä kantelijan kirje ja vastata siihen kohtuullisessa ajassa. Kaupungin vastuulla on järjestää toimintansa siten, että viranomaistehtävät voidaan suorittaa asianmukaisesti myös henkilöstön vaihduttua. Mikäli asian käsittely edellyttää lautakunnan tai sen jaoston kokoontumista, tulee kaupungin esimerkiksi sijaisuusjärjestelyin huolehtia siitä, että kokous kutsutaan koolle, jotta asia saadaan käsiteltyä kohtuullisessa ajassa. Mikäli kirjeeseen voidaan vastata ilman lautakunnan tai sen jaoston kokoontumista, tulee kaupungin pystyä osoittamaan viranhaltija, jonka tehtäväksi annetaan kirjeeseen vastaaminen.

Viranomaisen vastuulla on myös huolehtia siitä, että toisten viranomaisten selvityspyyntöihin voidaan vastata viivytyksettä. Kaupunki ei tässä tapauksessa ollut kohtuullisessa ajassa toimittanut aluehallintovirastolle sen pyytämää kantelun tutkimiseksi tarpeellista selvitystä. Apulaisoikeuskansleri totesi, että viranomaistoiminnan uskottavuus edellyttää toimivaa ja tehokasta laillisuusvalvontaa. Laillisuusvalvonnan mahdollistamiseksi viranomaisten on välttämätöntä suhtautua vakavasti toimintansa arviointiin ja toimittaa valvovalle viranomaiselle viivytyksettä kaikki asian kannalta tarpeelliset tiedot ja aineistot.

Apulaisoikeuskansleri pyysi kaupunkia ilmoittamaan viimeistään 22.11.2019, miten kantelijan kesäkuussa 2016 esittämä asiakirjapyyntö oli käsitelty. Päätös lähetettiin tiedoksi myös aluehallintovirastolle.