Sisäministeriössä puutteita salassa pidettävien asiakirjojen käsittelyssä

Sisäministeriössä oli menetelty säännösten ja määräysten vastaisesti salassa pidettävien asiakirjojen rekisteröinnissä ja arkistoinnissa. Lisäksi ilmeni, että kyseisiä asiakirjoja näytti jääneen ministeriössä pysyvästi kadoksiin. Apulaisoikeuskansleri antoi tämän vuoksi sisäministeriölle huomautuksen.

Apulaisoikeuskansleri oli tapauksessa pyytänyt sisäministeriötä toimittamaan hänelle tiettyjä ministeriön käsittelemään asiaan liittyneitä salaista tiedonhankintaa koskeneita asiakirjoja. Kaikkia pyydettyjä asiakirjoja ei kuitenkaan löytynyt sisäministeriöstä. Apulaisoikeuskansleri ryhtyi omana aloitteenaan selvittämään sisäministeriön menettelyä pyyntönsä käsittelyssä ja syitä asiakirjojen siellä katoamiseen.

Sisäministeriö myönsi selvityksessään, että eräitä apulaisoikeuskanslerin pyytämiä salassa pidettäviä asiakirjoja ei löytynyt ministeriön arkistosta tai muualtakaan ministeriöstä. Asiakirjojen kohtaloon ei saatu asiassa mitään selvyyttä. Asiakirjojen säilyttämisessä oli ministeriön mukaan mitä luultavimmin tapahtunut inhimillinen virhe. Kyseisiä asiakirjoja ei myöskään ollut lainkaan rekisteröity säännösten ja määräysten mukaisesti ministeriön salaisten asioiden rekisteriin.

Apulaisoikeuskansleri piti erityisen huolestuttavana sitä, että kadoksiin jääneet asiakirjat oli luokiteltu ns. suojaustasoon II. Kyseistä suojaustasoa käytetään säännösten mukaan silloin, jos asiakirjaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa merkittävää vahinkoa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle edulle. Apulaisoikeuskansleri korosti kuitenkin, ettei tapauksessa ollut aihetta epäillä, että asiakirjoihin sisältyneitä tietoja olisi katoamisen myötä oikeudettomasti paljastettu tai käytetty. Toisaalta tällaista mahdollisuutta ei voinut myöskään poissulkea.

Asiassa selvityksen myös antanut valtioneuvoston kanslian tiedonhallintayksikkö totesi tarkastaneensa tapaukseen liittyviä asiakirjoja koskeneita rekistereitä ja arkistoja. Yksikön mukaan salassa pidettävien asiakirjojen rekisteriin ja arkistoon oli tullut rekisteröidyksi useina vuosina vain yksittäisiä asiakirjoja koko sisäministeriössä ja olisi erikseen paikallaan selvittää, olivatko kaikki sisäministeriön virkamiesten hallussa olleet suojaustasoon II luokitellut asiakirjat tulleet rekisteröidyiksi ja arkistoiduiksi. Apulaisoikeuskansleri piti perusteltuna, että sisäministeriö suorittaisi mainitunlaisen selvitystyön. Apulaisoikeuskansleri pyysi sisäministeriötä ilmoittamaan mahdollisista toimenpiteistään asiassa.

Sisäministeriö myönsi lisäksi selvityksessään, että apulaisoikeuskanslerin pyyntöön vastaaminen oli useistakin eri syistä viivästynyt useita viikkoja. Apulaisoikeuskansleri yhtyi lisäksi tiedonhallintayksikön ja sisäministeriön esittämiin näkemyksiin siitä, miten hänen pyyntönsä olisi tullut käsitellä ministeriössä. Apulaisoikeuskansleri saattoi sisäministeriön tietoon päätöksessään esittämänsä näkemykset hänen pyyntönsä käsittelystä ministeriössä.

Sisäministeriö ilmoitti helmikuussa 2020 toimenpiteistään asiassa. Apulaisoikeuskanslerin päätöksen antamisen jälkeen kansliapäällikkö oli lähettänyt ministeriön osastoille ja erillisyksiköille toimenpidepyynnön, jossa näitä pyydettiin käymään huolellisesti läpi, oliko virkamiehillä hallussa suojaustasoille I ja II tai vastaavalle tasolle luokiteltuja aineistoja. Mikäli aineistoja löytyi, tuli ne käsittelysäännöt huomioiden toimittaa välittömästi kirjaamoon rekisteröitäväksi ja arkistoitavaksi. Ministeriön ilmoittaman mukaan tämän selvitystyön tuloksena kirjaamoon oli toimitettu rekisteröitäväksi osastoilta ja yksiköiltä joitakin kymmeniä asiakirjoja.

Sisäministeriö ilmoitti myös lähettäneensä sen hallinnonalan virastoille ja muille ministeriöille kirjeen, jossa sisäministeriö pyysi, että erityisesti salassa pidettävien tietoaineistojen käsittelyn seurannan ja tiedonhallintalainsäädännön velvoitteiden toteutumisen edistämiseksi jatkossa kaikki sisäministeriölle osoitetut luokitellut asiakirjat osoitetaan ministeriön kirjaamoon. Kirjeessä kerrottiin muutoinkin turvallisuusluokiteltujen tietoaineistojen käsittelyssä huomioitavista seikoista.

Sisäministeriö ilmoitti vielä muun ohella asiaan liittyvistä koulutustilaisuuksista sekä siitä, että ministeriössä valmistellaan uusittua ohjeistusta salassa pidettävien tietoaineistojen käsittelystä.

Apulaisoikeuskansleri arvioi sisäministeriön ilmoittamien toimenpiteiden olevan asianmukaisia eikä asia antanut aihetta apulaisoikeuskanslerin enempiin toimenpiteisiin.

(Tekstiin lisätty 11.3.2020 sisäministeriön ilmoittamat toimenpiteet ja apulaisoikeuskanslerin arvio toimenpiteistä.)