Salatun sähköpostiyhteyden käyttämistä koskeva ohjeistus

Apulaisoikeuskansleri kiinnitti Maahanmuuttoviraston huomiota salatun sähköpostin lähettämiseen liittyvän riittävän ohjeistuksen merkitykseen. Hän katsoi, että sähköpostiviestin saapumisen jälkeen lähtevästä automaattisesta vastaanottokuittauksesta tulisi käydä ilmi, ettei linkkejä salattuihin viesteihin voida tietoturvasyistä avata Maahanmuuttovirastossa. Maahanmuuttoviraston oman salatun sähköpostiyhteyden käyttämistä koskevien tietojen ja ohjeiden tulisi myös ilmetä riittävän näkyvästi ja selkeästi viraston verkkosivuilta.

Kantelija oli lähettänyt Maahanmuuttovirastolle kiireellisen valituksen salatulla sähköpostilla arkipäivänä ennen virka-ajan päättymistä ja saanut heti automaattisen kuittauksen viestin vastaanottamisesta. Myöhemmin illalla virka-ajan päättymisen jälkeen hän sai kuitenkin Maahanmuuttoviraston kirjaamosta viestin, jonka mukaan virasto ei tietoturvasyistä voi avata hänen lähettämäänsä ulkoiselle verkkosivulle johtavaa linkkiä.

Apulaisoikeuskansleri totesi, että tilanne oli luottamuksensuojan ja viestin lähettäjän oikeusturvan kannalta ongelmallinen. Kantelijalla ei viestin vastaanottokuittauksen jälkeen ollut mitään syytä epäillä, ettei hänen virka-aikana lähettämäänsä viestiä olisi Maahanmuuttovirastossa vastaanotettu. Mikäli kysymyksessä olisi ollut esimerkiksi valituksen jättämisen viimeinen määräpäivä, olisi viestin vastaanottamatta jääminen voinut johtaa valituksen myöhästymiseen ja siten oikeudenmenetykseen. Apulaisoikeuskanslerin mukaan oikeista menettelytapaohjeista tiedottaminen oli erityisen merkityksellistä myös siksi, että sähköinen asiointi ja asiakirjojen toimittaminen sähköisesti ovat yhä yleisemmin käytössä. Ulkomaalaisasioissa on lisäksi usein kyse asiakkaille hyvin tärkeistä perus- ja ihmisoikeuksiin liittyvistä intresseistä.