Salassa pidettävien tietojen lähettäminen suojaamattomassa sähköpostissa

Apulaisoikeuskansleri kiinnitti päiväkodin johtajan huomiota julkisuuslain säännöksiin salassa pidettävien tietojen käsittelyssä sekä salassa pidettäviä tietoja sisältävien sähköpostien lähettämiseen turvapostina.

Päiväkodin johtaja oli vastannut epähuomiossa suoraan kantelijan lähettämään sähköpostiviestiin. Vastaus oli mennyt myös palvelujohtajalle, joka oli ollut alkuperäisessä kantelijan viestissä niin ikään vastaanottajana. Apulaisoikeuskansleri katsoi, että sähköpostiviesti oli sisältänyt sellaista julkisuuslain mukaan salassa pidettävää tietoa sosiaalihuollon palvelusta, jota ei olisi saanut lähettää suojaamattomassa sähköpostissa, eikä sivulliselle. Päiväkodin johtaja ei siten ollut menetellyt julkisuuslain edellyttämällä tavalla eikä ollut noudattanut kaupungin tietosuojaohjeistusta.

Apulaisoikeuskanslerin näkemyksen mukaan kaupunki oli puolestaan menetellyt hyvän tiedonhallintatavan mukaisesti. Kaupunki oli muun ohella huolehtinut siitä, että sen palveluksessa olevilla oli muun ohella tarvittava tieto salassa pidettävien tietojen käsittelyssä sekä niiden ja tietojärjestelmien suojaamisessa noudatettavista menettelyistä, kuten sähköpostin lähettämisestä turvapostina.

• Apulaisoikeuskanslerin ratkaisu OKV/1913/1/2018 (pdf)