Rakennusvalvonnan tulee vastata tieto- ja asiakirjapyyntöihin

Apulaisoikeuskansleri kiinnitti kaupungin ympäristö- ja lupapalveluiden toimialan huomiota velvollisuuteen noudattaa hyvää hallintoa ja asiakirjapyynnön käsittelyä koskevia säännöksiä.

Kantelijat olivat olleet useaan otteeseen yhteydessä rakennusvalvontaan naapurin luvattoman terassi- ja aitarakennelman vuoksi ja pyytäneet asiaa koskevia tietoja ja mm. lupa-asiakirjoja. Heidän tiedusteluihinsa ja asiakirjapyyntöihinsä ei kuitenkaan ollut vastattu, tai niihin oli vastattu puutteellisesti ja ristiriitaisesti. Asia muuttui valvonta-asiasta toimenpidelupa-asiaksi. Naapurille myönnettiin toimenpidelupa kantelijoita kuulematta, ja lautakunta kumosi toimenpidelupapäätöksen ja palautti asian uudelleen valmisteltavaksi. Kaupunki esitti selvityksessään tieto- ja asiakirjapyyntöihin vastaamatta jättämisen syyksi mm. sähköisen asianhallintajärjestelmän ongelmat ja rakennusvalvonta lisäksi puutteelliset resurssit. Kaupunki katsoi, että kuulemisessa ja tietojen antamisessa tapahtuneet virheet korjautuvat, kun lupaprosessi valmistellaan uudelleen. Asiaa ei kantelua ratkaistaessa ollut vielä ratkaistu uudelleen.

Apulaisoikeuskansleri totesi, ettei asiassa ollut menetelty viranomaisen palveluperiaatetta, neuvontavelvollisuutta, käsittelyn viivytyksettömyyttä ja asiakirjan antamista koskevien säännösten mukaisesti.

Apulaisoikeuskansleri saattoi päätöksensä myös kaupunginhallituksen tietoon, koska kaupungin rakennusvalvontayksikkö ja konsernihallinnon hallintoyksikkö olivat pitäneet puutteellisia resursseja osasyynä asian pitkittymiseen sekä tieto- ja asiakirjapyyntöihin vastaamattomuuteen. Hän pyysi kaupunginhallitusta ilmoittamaan 31.12.2018 mennessä, miten kantelijoiden tieto- ja asiakirjapyyntöihin oli vastattu. Lisäksi hän pyysi ilmoittamaan, kun kantelussa tarkoitettu lupa-asia oli ratkaistu uudelleen.

Kaupungin rakennusvalvontayksikkö ilmoitti pyydetyssä määräajassa, että toimenpidelupa oli hakijan kanssa sovittu raukeamaan. Lisäksi selostettiin, miten kantelijoiden tieto- ja asiakirjapyyntöihin oli vastattu. Kaupunginhallitus oli apulaisoikeuskanslerin ratkaisun jälkeen päättänyt pyytää kaupungin ympäristö- ja lupapalveluiden toimialalta viipymättä selvitystä, mihin toimenpiteisiin ryhdytään tai on ryhdytty, jotta tapaus ei toistu. Vt. rakennusvalvontapäällikkö ilmoitti kaupunginhallituksen selvityspyynnön johdosta, että toimenpidelupien käsittelyä on pyritty selkeyttämään rakennusjärjestyksen muutoksella. Lisäksi rakennusvalvontayksikkö oli siirtynyt rakennus- ja toimenpidelupien käsittelyssä täysin sähköiseen toimintamalliin, joka mahdollistaa rakennuslupaprosessien ajantasaisen seurannan. Asiakirja- ja tietopyynnöt tullaan jatkossa ohjaamaan sähköiseen asiointijärjestelmään, eikä tietopyyntöjen käsittely näin ole yksittäisen työntekijän varassa.