Poliisin menettely turvapostiviestin käsittelyssä ja asiaa koskeva Poliisihallituksen ohjeistus

Apulaisoikeuskanslerin mukaan Poliisihallituksen ohjeistus sähköisten viestien käsittelystä poliisissa vaatisi tarkennuksia. Poliisihallitus ei ole ohjeistanut poliisilaitoksia sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annettuun lakiin tai muuhunkaan oikeusperusteeseen perustuvasta vastaanottoilmoituksen lähettämisestä sähköisen viestin lähettäjälle. Poliisihallitus ei ole ohjeistuksessaan myöskään informoinut poliisilaitoksia poliisin sähköpostijärjestelmään tehdyistä vastaanottoilmoitusten automaattisen lähettämistoiminnon määrittelyistä. Näiden määrittelyjen vuoksi turvapostissa poliisille saapuneesta sähköisestä viestistä ei – muista saapuneista viesteistä poiketen – lähtenyt automaattisesti vastaanottoilmoitusta lähettäjälle. Apulaisoikeuskanslerin näkemyksen mukaan Poliisihallituksella on ollut lakiin perustuva velvollisuus ohjeistaa ja informoida poliisilaitoksia.

Kantelija arvosteli poliisilaitoksen menettelyä, koska hän ei saanut vastaanottokuittausta poliisilaitoksen kirjaamon sähköpostiosoitteeseen lähettämäänsä tutkintapyyntöön. Kantelija oli lähettänyt tutkintapyynnön poliisin turvapostin kautta. Kantelija ei saanut automaattista vastaanottokuittausta viestinsä perille saapumisesta. Salatun viestin ensimmäisenä vastaanottanut kirjaamo ei avannut viestiä eikä kuitannut sitä saapuneeksi, vaan välitti sen eteenpäin. Myöskään viestin lopulta avannut esikäsittelytoiminto ei kuitannut viestiä saapuneeksi, vaikka kantelija oli viestissään nimenomaisesti pyytänyt kuittaamaan, että viesti oli tullut perille.

Apulaisoikeuskansleri totesi, että sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain esitutkintaa koskevan soveltamisalarajauksen vuoksi asiassa ei tullut sovellettavaksi mainitun lain säännös viranomaisen velvollisuudesta viipymättä ilmoittaa sähköisen asiakirjan vastaanottamisesta lähettäjälle. Hyvään hallintoon olisi kuitenkin kuulunut, että poliisilaitos olisi viipymättä lähettänyt kantelijalle ainakin manuaalisen ilmoituksen hänen viestinsä vastaanottamisesta, kun hän oli sitä erikseen pyytänyt. 

Saadun selvityksen perusteella apulaisoikeuskansleri totesi, että kantelijan sähköisen viestin käsittelyssä tapahtuneet virheet olivat johtuneet pikemminkin poliisin sähköpostijärjestelmän ominaisuuksien epäselvyydestä ja asiaa koskevien ohjeistusten puutteesta, kuin poliisilaitoksen yksittäisten virkamiesten huolimattomuudesta. 

Poliisihallitus on ilmoittanut apulaisoikeuskanslerille ryhtyvänsä selvittämään, voidaanko poliisin turvapostiin asettaa automaattinen vastaanottokuittaus ja vaatiiko turvapostin vastaanottokuittaus tarkennuksia voimassa oleviin ohjeistuksiin. Apulaisoikeuskansleri pyysi Poliisihallitusta ilmoittamaan viimeistään 30.9.2024, mihin toimenpiteisiin se on asiassa ryhtynyt. Oulun poliisilaitosta pyydettiin ilmoittamaan samassa määräajassa sisäisen ohjeistuksen ja työkulkujen mahdollisesta tarkistamisesta.