Kaupungin selvitys apulaisoikeuskanslerin ratkaisun perusteella tehdyistä toimenpiteistä

Apulaisoikeuskansleri pitää hyvänä Rauman kaupungilta saamaansa selvitystä. Antamassaan ratkaisussa OKV/228/10/2022 apulaisoikeuskansleri pyysi kaupunkia ilmoittamaan tiedonhallintajärjestelmänsä kehittämiseen liittyvistä toimenpiteistään viimeistään 30.6.2022. Asiassa oli kyse kaupungin menettelystä tietopyyntöön vastatessa. Tietopyyntöä ei ollut käsitelty viivytyksettä.

Rauman kaupunki ilmoitti, että tietopyynnön saapuessa kaupungin kirjaamoon, kaupungilla oltiin kyseisenä vuonna 2021 otettu käyttöön kokonaisuudessaan uusi asianhallintajärjestelmä. Uuden järjestelmän mukanaan tuoma toimintamalli oli ollut tietopyynnön esittämisen hetkellä niin uusi, että kaupungin kirjaamossa turvauduttiin vielä vanhaan toimintatapaan, jossa tietopyyntö lähetettiin sähköpostilla. Kantelulla ja sitä seuranneella selvityspyynnöllä todettiin olleen olennainen merkitys kaupungin asianhallintajärjestelmän kehittämisessä ja toimintamallien luomisessa. Toimeksiantoja ei enää lähetetä sähköpostilla, vaan kaikki toimeksiannot lähetetään asianhallintajärjestelmän kautta. Tällöin toimeksiannon saaneen henkilön on mahdollista seurata toimeksiannon määräpäivää. Kaupunki on myös antanut järjestelmätoimittajalle kehitysehdotuksen, jonka mukaan määräpäivien seuraaminen tulisi olla mahdollista myös kirjaamoissa. Lisäksi kaupungissa on järjestetty asiaan liittyviä koulutuksia keväällä 2022 sekä suunniteltu uuden koulutuksen järjestämistä.

• Rauman kaupungin selvitys (Ad acta -esitys OKV/1801/80/2022, pdf)
• Apulaisoikeuskanslerin ratkaisu OKV/228/10/2022