Julkisuuslain menettelysäännöksiä tulee noudattaa, vaikka viranomaisella ei olisi pyydettyä asiakirjaa

Apulaisoikeuskanslerin sijainen saattoi kaupungin tietoon näkemyksensä julkisuuslain mukaisesta menettelystä asiakirjapyynnön käsittelyssä.

Kaupunki oli järjestänyt vapaamuotoisen tilaisuuden, jonka aiheena oli ollut kantelijoiden epäilemä naapureidensa harjoittama luvaton jätteenpoltto. Tapaamisessa olivat mukana kantelijat, heidän naapurinsa ja kaupungin ympäristösihteerit. Tarkoituksena oli ollut laatia neuvottelusta muistio tai pöytäkirja siinä tapauksessa, että neuvottelussa päädytään sovintoon osapuolten välillä. Koska sovintoa ei ollut syntynyt, myöskään muistiota ei ollut laadittu. Tästä oli ilmoitettu kantelijoille. Kantelijat ilmoittivat kuitenkin sähköpostitse ympäristösihteerille tarvitsevansa pöytäkirjan kokouksesta, jossa heidän naapurinsa olisi määrätty tekemään oma jätesopimus ja josta ilmenisi päätetty asia ja paikalla läsnä olleet henkilöt.

Apulaisoikeuskanslerin sijaisen mukaan julkisuuslaissa ei ole erikseen säännelty sitä, tuleeko viranomaisen noudattaa siinä säänneltyä menettelyä myös tapauksissa, joissa viranomaisella ei ole pyydettyä asiakirjaa. Ylimmät laillisuusvalvojat ovat kuitenkin ratkaisukäytännössään pitäneet näissäkin tapauksissa perustellumpana noudattaa julkisuuslain menettelysäännöksiä, sillä asiaa on arvioitu viranomaiselta asiakirjaa pyytäneen henkilön oikeusturvan näkökulmasta.

Apulaisoikeuskanslerin sijainen totesikin, että kantelijoiden lähettämä sähköpostiviesti voitiin tulkita julkisuuslain mukaiseksi asiakirjapyynnöksi. Näin tulkiten ympäristösihteerin olisi tullut kertoa kantelijoille, että asiakirjan antamista koskeva asia voidaan saattaa viranomaisen ratkaistavaksi, ja hänen olisi tullut tiedustella, haluavatko kantelijat näin tehtävän. Kantelijoiden olisi halutessaan tullut saada kaupungin asianomaiselta viranomaiselta perusteltu ja valituskelpoinen päätös asiakirjapyyntöönsä. Apulaisoikeuskanslerin sijainen totesi kuitenkin vielä erikseen, että viranomaisella ei ole julkisuuslakiin perustuvaa velvollisuutta laatia jälkeenpäin halutunlaista asiakirjaa.