Hakemuksen käsittelyä koskevat yhteydenotot ja vastaukset olisi tullut kirjata

Apulaisoikeuskansleri kiinnitti kaupungin rakennusvalvontaviranomaisen huomiota suullisten yhteydenottojen ja niihin annettujen vastausten kirjaamiseen.

Kantelussa arvosteltiin rakennuslupahakemuksen pitkää käsittelyaikaa ja sitä, ettei hakijalle ollut annettu vastauksia mm. Lupapiste-palvelussa esitettyihin tiedusteluihin asian käsittelyn etenemisestä. Rakennusvalvontaviranomaiset olivat vastanneet joihinkin tiedusteluihin ja viesteihin vuosina 2016 ja 2018, mutta hankkeen suunnittelijan kesällä 2017 lähettämään kahteen viestiin vastaaminen oli jäänyt epäselväksi. Näiden osalta apulaisoikeuskansleri totesi, että viranhaltijoiden omankin oikeusturvan kannalta on perusteltua merkitä mahdollisimman tarkoin ylös käsittelyä koskevat tiedustelut ja tieto niihin vastaamisesta. Yleisesti hän totesi olevan selvää, että vireillä olevaa hallintoasiaa ja sen etenemistä koskeviin tiedusteluihin on vastattava. Tapauskohtaisesti vastauksena voi olla esimerkiksi viittaus jo annettuun vastaukseen.

Asiassa ei ollut ilmennyt lainvastaista menettelyä tai virkavelvollisuuksien laiminlyöntiä talousrakennuksen rakennuslupa-asian käsittelyssä, vaikka hakemuksen käsittelyn katsottiinkin viivästyneen. Saadun selvityksen mukaan viivästymistä ei voitu pitää aiheettomana, kun viipymiseen vaikutti olennaisesti se, ettei lupaviranomaiselle ollut toimitettu hyväksyttävissä olevia suunnitelmia. Vajan rakentamiseen oleellisesti vaikuttavan rakennushankkeen kokonaisuus ja erityisesti piha-alueeseen liittyvät suunnitelmat olivat jääneet epäselviksi. Lupaviranomainen oli saadun selvityksen mukaan pyrkinyt neuvomaan ja ohjeistamaan, minkälaisia muutoksia suunnitelmiin tulisi tehdä.