Asiakirjapyyntöön vastaaminen

Apulaisoikeuskansleri kiinnitti kunnan huomiota asiakirjapyyntöihin vastaamista koskevien julkisuuslain säännösten noudattamiseen. Viranomaisen on pyydettäessä tehtävä asiasta valituskelpoinen päätös, myös siinä tapauksessa, että viranomaisella ei ole pyydettyä asiakirjaa.

Kantelija oli pyytänyt kuntaa toimittamaan kiinteistönsä edellisen omistajan mahdollisesti vuonna 2011 jättämän hakemuksen. Siltä varalta, että kunta ei toimita pyydettyä asiakirjaa, kantelija pyysi asiasta päätöstä. Kunta totesi selvityksessään, että asiassa ei tehdä ”päätöstä”, koska on ilmoitettu, ettei asiakirjaa ole. Jos asiakirja olisi ollut olemassa, niin se olisi luovutettu. Tässä tapauksessa ”päätös” olisi ollut luovuttaa asiakirja.

Apulaisoikeuskansleri totesi, että oikeus saada pyydetty asiakirja tai saada asiassa muutoksenhakukelpoinen päätös on ehdoton, eikä viranomainen voi tästä syystä menetellä toisin. Perusteltu päätös tulee tehdä myös sellaisessa tapauksessa, ettei viranomainen voi antaa pyydettyä asiakirjaa siitä syystä, että sitä ei viranomaisella ole. Mahdollisuus saattaa asia hallintotuomioistuimen ratkaistavaksi voi vahvistaa asiakirjan pyytäjän oikeusturvaa erityisesti sellaisessa tapauksessa, kun hän epäilee viranomaisella olevan hallussaan asiakirja, jota tämä ei kuitenkaan halua luovuttaa.