Asiakirjapyynnön käsittely aluehallintovirastossa

Apulaisoikeuskanslerin sijainen kiinnitti aluehallintoviraston työsuojelun vastuualueen huomiota julkisuuslain säännösten noudattamiseen asiakirjapyyntöön vastaamisessa. Kantelijan sähköpostitse esittämää asiakirjapyyntöä ei ollut aluehallintoviraston työsuojelun vastuualueella käsitelty lain edellyttämällä tavalla, kun hänelle oli jätetty viesti puhelinvastaajaan ja ilmoitettu, ettei pyydettyä asiakirjaa voida antaa.

Koska asiakirjapyyntö oli saapunut sähköpostitse, apulaisoikeuskanslerin sijaisen mukaan oikeana menettelytapana voidaan pitää vastaamista sähköpostitse tai muuten kirjallisesti. Näin vastauksen sisältö on jälkikäteen selvitettävissä, mikä osaltaan voi vahvistaa myös asiaa hoitaneen viranhaltijan oikeusturvaa.

Erityisesti, kun asiakirjapyyntöön annettava vastaus on kielteinen, tulee tiedon välittymiseen kieltäytymisen perusteesta ja asian jatkokäsittelystä pyytäjälle kiinnittää erityistä huomiota. Pelkkää puhelinsoittoa, jossa on vastaanottajaa tavoittamatta jätetty viesti puhelinvastaajaan, ei voida pitää riittävänä menettelytapana. Kantelijan pyyntöön olisi tullut vastata sähköpostitse tai muuten kirjallisesti esittämällä asiakirjan antamisesta kieltäytymisen syy. Lisäksi häneltä olisi tullut tiedustella, haluaako hän asian siirrettäväksi viranomaisen ratkaistavaksi.