Viranomaisten menettely asiakirjan käsittelyssä

Apulaisoikeuskansleri saattoi Ulkomaalaisviraston/Maahanmuuttoviraston ja sisäministeriön virheellisestä menettelystä asiakirjan käsittelyssä esittämänsä käsityksen Maahanmuuttoviraston ja sisäministeriön tietoon.

Julkisuudessa olleiden tietojen mukaan Ulkomaalaisvirasto oli joulukuussa 2003 antanut sisäministeriölle sen pyytämän selvityksen, joka oli kadonnut sekä Ulkomaalaisviraston eli nykyisen Maahanmuuttoviraston että sisäministeriön arkistoista. Apulaisoikeuskansleri selvitti omasta aloitteestaan viranomaisten menettelyä kyseisen asiakirjan käsittelyssä.

Maahanmuuttovirasto ja sisäministeriö myönsivät selvityksissään apulaisoikeuskanslerille, että kyseistä asiakirja ei enää löytynyt. Maahanmuuttovirastosta ei löytynyt asiakirjan ns. taltiokappaletta. Sisäministeriöstä ei löytynyt alkuperäistä allekirjoitettua asiakirjaa, eikä sitä löytynyt myöskään Kansallisarkistosta, jonne asiakirja olisi sittemmin tullut siirtää ministeriöstä. Asiakirja näytti jääneen pysyvästi kadoksiin. 

Asiakirjan katoaminen havaittiin selvitysten mukaan tammikuussa 2023 tehtyjen tietopyyntöjen käsittelyn yhteydessä, mutta epäselväksi jäi, milloin ja miten asiakirja oli kadonnut. Merkille pantavaa oli, että sekä Maahanmuuttovirasto että sisäministeriö arvelivat, että asiakirjaa ei ylipäätään viety sen enempää viraston kuin ministeriön arkistoon säilytettäväksi. Tätä voitiin pitää erittäin poikkeuksellisena ja kysymyksiä herättävänä.

Vaikka moni seikka asiakirjan käsittelyssä jäi avoimeksi ja asiakirjan katoamiseen liittyvä tapahtumainkulku jäi selvittämättä, selvää apulaisoikeuskanslerin käsityksen mukaan oli, että asiakirjan käsittelyssä oli menetelty virheellisesti sekä Ulkomaalaisvirastossa/Maahanmuuttovirastossa että sisäministeriössä.