Valvontalautakunnan menettely asiakirjapyyntöön vastaamisessa

Kantelussa arvosteltiin Suomen Asianajajaliiton yhteydessä toimivan valvontalautakunnan valvontayksikön päällikön menettelyä. Kantelija oli saanut valvontayksikön päälliköltä asiakirjapyyntöönsä vastauksen noin kolmen kuukauden kuluttua pyynnön esittämisestä.

Oikeuskansleri totesi, että valvonta-asioiden käsittelyyn valvontalautakunnassa ja valvontayksikössä sovelletaan julkisuuslain säännöksiä. Saadun selvityksen perusteella kyseessä on ollut julkisuuslain 14 §:ssä tarkoitettu sellainen asiakirjapyyntö, joka on koskenut suurta määrää asiakirjoja ja asian selvittäminen on aiheuttanut tavanomaista suuremman työmäärän. Tällöinkin asia on ratkaistava ja tieto julkisesta asiakirjasta on annettava viimeistään kuukauden kuluessa asiakirjapyynnön esittämisestä. Kantelijan asiakirjapyynnön käsittely valvontalautakunnassa oli näin ollen viivästynyt huomattavasti julkisuuslaissa säädetystä määräajasta.

Kantelijan asiakirjapyyntö on koskenut julkisia ratkaisuselosteita, jotka valvontalautakunta laatii ratkaisemistaan valvonta- ja palkkioriita-asioista. Kantelija on pyytänyt saada tiedon niiden ratkaisujen julkisista ratkaisuselosteista, joiden ratkaisukokoonpanoon on kuulunut tietty valvontalautakunnan jäsen. Kantelijalle toimitettiin yksittäinen julkisen päiväkirjan ote ratkaisusta, jonka kokoonpanoon tietty valvontalautakunnan jäsen oli kuulunut sekä valvontalautakunnan julkinen päiväkirja, josta ilmenivät kaikki valvontalautakunnan ratkaisut, joista on lain mukaan saatavilla ja tilattavissa julkiset ratkaisuselosteet. Kantelijalle todettiin, että julkisesta päiväkirjasta ei voi hakea julkisia ratkaisuselosteita kokoonpanoon kuuluneen valvontalautakunnan jäsenen nimellä ja että hän voi halutessaan tehdä maksullisen asiakirjatilauksen kaikista julkisista ratkaisuselosteista.

Oikeuskansleri totesi, että kantelijan tiedonsaantioikeuden toteutuminen hänen yksilöimiensä asiakirjojen osalta olisi käytännössä edellyttänyt, että kantelijalle olisi toimitettu kaikki valvontalautakunnan julkiset ratkaisuselosteet sen selvittämiseksi, minkä ratkaisujen ratkaisukokoonpanoihin tietty valvontalautakunnan jäsen on kuulunut, mikä olisi aiheuttanut kantelijalle huomattavia kustannuksia ja runsaasti vaivaa. Vaihtoehtoisesti valvontalautakunnan henkilöstö olisi joutunut manuaalisesti läpikäymään kaikki valvontalautakunnan julkiset ratkaisuselosteet kantelijan yksilöidyn asiakirjapyynnön toteuttamiseksi, jolloin merkittävä osa valvontayksikön resursseista olisi jouduttu sitomaan asiakirjapyyntöön vastaamiseen, mikä olisi aiheuttanut huomattavaa haittaa valvontayksikön ja valvontalautalautakunnan toiminnalle. Tämän vuoksi oikeuskansleri katsoi, että valvontalautakunnan asiakirjahallinto ei ollut kaikilta osin julkisuuslaissa säädetyn hyvän tiedonhallintavan mukainen. Hyvään tiedonhallintatapaan kuuluu, että julkiset asiakirjat ovat vaivattomasti löydettävissä.

Saadun selvityksen mukaan valvontalautakunnassa on meneillään tietojärjestelmähanke, jonka yhteydessä tarkoituksena on uusia nykyinen valvontarekisteri ja vähentää manuaalisia työtapoja sekä parantaa asiointi- ja asiakaspalvelua asiakirjojen tilaamisessa sekä tietojen hakemisessa.

Oikeuskansleri kiinnitti valvontayksikön päällikön huomiota julkisuuslaissa asiakirjapyynnön viivytyksettömästä käsittelystä säädettyyn sekä valvontalautakunnan huomiota siihen, mitä julkisuuslaissa on säädetty hyvästä tiedonhallintatavasta ja velvollisuudesta suunnitella asiakirja- ja tietohallinto sekä tietojärjestelmät siten, että asiakirjojen julkisuus voidaan vaivattomasti toteuttaa.