Tietopyyntöjen käsittelyn puutteet

Apulaisoikeuskansleri kiinnitti Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimialan huomiota viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (julkisuuslaki) asiakirjapyyntöjen käsittelyä koskevien säännösten soveltamiseen. Hän kiinnitti toimialan huomiota myös niiden julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain säännösten soveltamiseen, jotka koskevat asiarekistereitä ja niihin rekisteröitäviä asioita.

Kaupungin sosiaali- ja terveystoimiala ei ollut käsitellyt kantelijan tekemiä asiakirjapyyntöjä julkisuuslaissa säädettyjen käsittelyaikavelvoitteiden mukaisesti eikä ilmoittanut kantelijalle hänen oikeudestaan saattaa asiansa viranomaisen käsiteltäväksi tilanteessa, jossa hänelle ei ollut annettu hänen pyytämiään asiakirjoja.

Kaikkia kantelijan toimittamia asiakirjapyyntöjä ei ollut myöskään kirjattu kaupungin
asianhallintajärjestelmään asianmukaisesti ja tapahtuma-aikana voimassa olleen julkisuuslain ja –asetuksen säännösten edellyttämällä tavalla. Kaupunki ei kyennyt kaikilta osin selvittämään, miten kantelijan asiakirjapyyntöihin oli vastattu. Puuttuvat kirjaukset asian vireille tulosta ja käsittelytiedoista ovat hankaloittaneet asian laillisuusvalvonnallista selvittämistä ja arviointia, mutta ennen kaikkea puutteet olivat voineet vaikuttaa kantelijan oikeuksien toteutumiseen.