Tietopyyntö tuli käsitellä asianmukaisesti

Apulaisoikeuskansleri kiinnitti Valviran huomiota tietopyyntöjen käsittelyyn julkisuuslain edellyttämällä tavalla sekä hallintolain asioiden asianmukaista käsittelyä koskevan säännöksen noudattamiseen ja tiedusteluihin vastaamiseen hallintolain mukaisesti.

Kantelija oli Valviran Terhikki-sähköpostiosoitteeseen lähettämässään viestissä tiedustellut, oliko eräs henkilö sairaanhoitaja ja miksei häntä näy Julki-Terhikissä. Osastosihteeri oli vastannut kantelijalle heti samana päivänä ja syynä olevan, että henkilöltä oli poistettu oikeus harjoittaa sairaanhoitajan ammattia. Tämän jälkeen kantelija oli samana päivänä sähköpostitse esittänyt lisäkysymyksiä koskien henkilön ammatinharjoittamisoikeuden poistamista. Selvityksen mukaan Valviran lakimies oli vastannut lisäkysymyksiin puhelimitse kolme päivää myöhemmin.

Kantelija on vastineessaan kiistänyt, että hänelle olisi soitettu, ja kantelijan mukaan hän ei ollut vieläkään saanut pyytämiään tietoja.

Apulaisoikeuskansleri totesi, että kirjallisesti saapuneeseen tiedusteluun tulisi pääsääntöisesti vastata kirjallisesti. Kun tietopyyntö on saapunut sähköpostitse, oikeana menettelytapana voidaan pitää siihen vastaamista sähköpostitse tai muuten kirjallisesti, jolloin vastauksen sisältö on myös jälkikäteen selvitettävissä. Tällainen menettely voi osaltaan vahvistaa myös asiaa hoitaneen virkamiehen oikeusturvaa. Vastaaminen kantelijan tietopyyntöön on jäänyt asiassa epäselväksi. Apulaisoikeuskanslerin päätöksen mukaan kantelijan tietopyyntöä ei ollut käsitelty Valvirassa julkisuuslain edellyttämällä tavalla eikä asiaa ollut käsitelty hallintolaissa säädetyllä tavalla asianmukaisesti.

Kantelija oli myöhemmin lähettänyt Valviraan sähköposteja, joissa hän oli ilmoittanut, ettei hän edelleenkään ollut saanut pyytämiään tietoja. Sähköposteihin ei ollut vastattu. Apulaisoikeuskansleri katsoi, että tuolloin olisi ollut asianmukaista olla asiasta yhteydessä kantelijaan.  Laillisuusvalvontakäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että viranomaisen tulee ilman aiheetonta viivytystä vastata toimivaltaansa kuuluvaan asialliseen yhteydenottoon.