TE-toimiston menettely
Kantelija ei ollut saanut TE-toimiston asiakirjaa ”Tiedoksi työnhakijalle”, jolla työnhakijalle ilmoitetaan työnhakijan työllistämiseksi myönnetystä palkkatuesta. ELY-keskuksen lausunnon mukaan ei ollut syytä ilmoittaa asiasta kirjallisesti, jos palkkatukea koskevat tiedot tuensaajasta, työtehtävästä ja palkkatukijaksosta oli annettu kantelijalle työllistymissuunnitelmaa puhelimessa laadittaessa.
Hallintolain 43 §:n 1 momentin mukaan hallintopäätös on annettava kirjallisesti. Pykälän 2 momentin mukaan päätös voidaan antaa suullisesti, jos se on välttämätöntä asian kiireellisyyden vuoksi. Pykälän 3 momentin mukaan suullinen päätös on viipymättä annettava myös kirjallisena oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen. Apulaisoikeuskansleri totesi käsityksenään, että hallintolain edellä mainitun säännöksen perusteella TE-toimiston olisi tullut toimittaa kantelijalle tiedoksi häntä koskeva palkkatukipäätös, vaikka palkkatukea koskevat tiedot olisi annettu kantelijalle puhelimitse.
Kantelija oli toimittanut TE-toimiston toimipisteeseen rekisteritietojen tarkastuspyyntö -lomakkeen, jonka virkailija oli luvannut toimittaa edelleen TE-toimiston kirjaamoon. Kantelija oli saanut tiedot noin viiden viikon kuluttua tiedusteltuaan niitä uudelleen. ELY-keskuksen mukaan vastaaminen kantelijan rekisteritietojen tarkastuspyyntöön oli viivästynyt, koska pyynnön vastaanottanut virkailija ei ollut toimittanut pyyntöä henkilölle, jolla oli oikeudet tietojen antamiseen.
Henkilötietolain 26 §:n nojalla jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Lain 28 §:n 2 momentin nojalla rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä varattava rekisteröidylle tilaisuus tutustua 26 §:ssä tarkoitettuihin tietoihin tai annettava tiedot pyydettäessä kirjallisesti.
Apulaisoikeuskansleri totesi, että kantelijan rekisteritietojen tarkastuspyyntöä ei ollut käsitelty henkilötietolain säännöksen edellyttämällä tavalla ilman aiheetonta viivytystä. Apulaisoikeuskansleri piti oikeana ELY-keskuksen käsitystä siitä, että TE-toimiston tulisi opastaa virkailijoille oikea menettely rekisteritietojen tarkastuspyyntöjen käsittelyssä, jos ohjeistusta ei ollut jo annettu.