Salassapitomerkinnän tekeminen esitutkintapöytäkirjaan

Kanteluasiassa ilmeni, että poliisin laatiman esitutkintapöytäkirjan liitteisiin sisältyi asiakirjoja, joihin oli laatijan toimesta merkitty sisältyvän salassa pidettäviä tietoja. Tästä ei kuitenkaan ollut tehty merkintää esitutkintapöytäkirjan kansilehdelle.

Tapahtuma-aikaan voimassa olleen esitutkintapöytäkirjan laadinnasta annetun Poliisihallituksen ohjeen liitteen "käsikirja esitutkintapöytäkirjan laadinnasta" mukaan jos esitutkintapöytäkirjassa oli salassa pidettävää tietoja, oli tästä tehtävä merkintä sekä pöytäkirjan kansilehdelle että salassa pidettävän tiedon sisältävään asiakirjaan. Siltä osin kuin kyseistä merkintää ei tapauksessa ollut tehty esitutkintapöytäkirjan kansilehdelle, Poliisihallitus totesi lausunnossaan asianomaisten virkamiesten menetelleen ohjeistuksen vastaisesti.

Apulaisoikeuskanslerin sijainen yhtyi Poliisihallituksen esittämään. Merkinnän tekemisen tärkeys vielä korostui tapauksen kaltaisessa varsin laajassa esitutkintapöytäkirjassa lukuisine liitteineen, koska aineiston vastaanottaja saa merkinnän myötä selkeän viestin siitä, että tähän mittavaan aineistoon sisältyy salassa pidettävää tietoa. Saadun selvityksen mukaan kyseinen merkintä kansilehdelle oli sittemmin tehty ja salassa pidettävän tiedon sisältäviin asiakirjoihin salassapito ja suojaustaso oli kuitenkin merkitty ohjeistuksen mukaisesti. Apulaisoikeuskanslerin sijainen piti näin ollen riittävänä saattaa esittämänsä salassapitomerkinnän tekemistä koskeneet näkemykset poliisilaitoksen tietoon.

Kantelija arvosteli poliisilaitoksen menettelyä myös siltä osin kuin poliisilaitos ei ollut vastannut kantelijan tietopyyntöön siitä, mitä esitutkinnassa oli käynyt ilmi. Poliisilaitos katsoi, että esitutkintapöytäkirjan lähettämistä kantelijalle loppulausuntovaiheessa voitiin tapauksessa pitää asianmukaisena vastauksena kantelijan tietopyyntöön, kun otettiin huomioon tietopyynnön esittämisen ajankohta ja aineiston laajuus. Poliisihallitus arvioi, että hyvän hallintotavan mukaista olisi kuitenkin ollut vastata kantelijan tietopyyntöön viivytyksettä ja ilmoittaa, että asiakirja-aineisto oltiin joka tapauksessa toimittamassa kantelijalle pian.

Apulaisoikeuskanslerin sijaisella ei ollut perusteita arvioida asiaa toisin kuin Poliisihallitus. Kantelija oli joka tapauksessa saanut loppulausuntopyynnön myötä varsin pian tietoa esitutkinnassa ilmi käyneistä seikoista. Kun poliisilaitos oli kantelijan tietopyynnön saavuttua kaikesta päätellen heti päättänyt olla erikseen vastaamatta siihen sisällöllisesti, olisi apulaisoikeuskanslerin sijaisen mukaan perusteltua ollut ilmoittaa tästä kantelijalle ja samalla informoida tätä joka tapauksessa lähestyvästä loppulausuntomenettelystä. Apulaisoikeuskanslerin sijainen saattoi myös tältä osin esittämänsä näkemykset poliisilaitoksen tietoon.