Riittävän selkeisiin viesteihin tulee vastata

Apulaisoikeuskanslerin sijainen kiinnitti kaupungin huomiota kaupungin asianomaisen tahon velvollisuuteen vastata sille osoitettuihin viesteihin. Kaupungin talousjohtajan huomiota kiinnitettiin lisäksi perustuslain säännökseen, jonka mukaan viranomaisella ja muulla julkista tehtävää hoitavalla on velvollisuus antaa oikeuskanslerille tämän laillisuusvalvontaansa varten tarvitsemat tiedot.

Kantelija oli ollut tyytymätön kaupungin ympäristöjohtajan menettelyyn asiassa, joka liittyi mm. kaupungin löytöeläintilastoihin ja eräisiin pöytäkirjamerkintöihin. Hän oli lähettänyt asiaan liittyviä viestejä ja toimenpidepyyntöjä tahoille, joiden katsoi olevan kaupungin hallinnossa hierarkkisesti ympäristöjohtajaa ylemmällä tasolla. Nämä eivät kuitenkaan olleet selvityksen mukaan vastanneet kantelijan viesteihin tai ilmoittaneet siirtävänsä asian jonkun muun hoidettavaksi. Selvityksessään kaupunki ilmoitti, että viesteihin on kaupungin puolesta vastannut ympäristöjohtaja, joka on parhaiten voinut antaa vastauksia kantelijan esittämiin yksityiskohtaisiin asiakysymyksiin. Selvityksestä ei käynyt ilmi, oliko selvityksen kaupungin puolesta antanut talousjohtaja kuullut kaupunginjohtajaa ja kaupunginhallituksen puheenjohtajaa apulaisoikeuskanslerin selvityspyynnön mukaisesti.

Apulaisoikeuskanslerin sijainen totesi hyvään hallintotapaan kuuluvan, että viranomainen lähtökohtaisesti vastaa kaikkiin riittävän selkeisiin ja ymmärrettäviin yhteydenottoihin. Vastaamisvelvollisuus ei kuitenkaan koske asiattomia tai lähinnä mielenilmauksiksi katsottavia yhteydenottoja, joihin lähettäjä ei selvästikään odota vastausta. Viestin sisällöstä riippuu, vastataanko siihen sisällöllisesti vai ohjataanko viestin lähettäjä esimerkiksi jonkin toisen viranomaisen tai viranhaltijan puoleen asiansa hoitamiseksi. Riittävän selkeään ja asialliseen viestiin tulee siten vastata riippumatta siitä, ryhtyykö viranomainen sen johdosta selvittämään asiaa tai toimimaan viestissä mahdollisesti esitetyn pyynnön tai vaatimuksen mukaisesti.  Vastaus voi tapauksesta riippuen olla viittaus jonkin toisen viranhaltijan jo antamaan vastaukseen tai lyhytkin ilmoitus siitä, että asia kuuluu toisen viranhaltijan tai viranomaisen käsiteltäväksi. Hyvän hallintotavan mukaisena menettelynä ei voitu pitää kaikkien viestien siirtämistä suoraan viranhaltijalle, jonka menettelyyn lähettäjä on ollut tyytymätön.