Patentti- ja rekisterihallituksen menettely yhtiömuodon muuttamisessa ja kirjeeseen vastaamisessa

Kantelija oli ollut kommandiittiyhtiössä äänetön yhtiömies. Kommandiittiyhtiön vastuunalainen yhtiömies oli tehnyt kaupparekisteriin ilmoituksen yhtiömuodon muutoksesta osakeyhtiöksi. Patentti- ja rekisterihallitus ei ole kuullut asiassa kantelijaa, ja osakeyhtiö on merkitty kaupparekisteriin. Kantelija oli asiaa selvittääkseen lähettänyt Patentti- ja rekisterihallitukselle kirjeen 16.2.2009, johon hän on saanut vastauksen 7.9.2009.

Avoimesta yhtiöstä ja kommandiittiyhtiöstä annetun lain 8 luvun 3 §:n mukaan päätös kommandiittiyhtiön muuttamisesta osakeyhtiöksi on tehtävä siinä järjestyksessä kuin yhtiösopimusta muutetaan. Mainitun lain 1 luvun 4 §:n mukaan yhtiösopimuksen muuttaminen edellyttää kaikkien yhtiömiesten myötävaikutusta paitsi jos asiasta on toisin sovittu. Kyseisen ky:n yhtiösopimuksessa ei ollut määräyksiä yhtiösopimuksen muuttamisesta, joten yhtiömuodon muuttaminen olisi edellyttänyt, että kaikki yhtiömiehet olisivat olleet siitä yksimielisiä.

Patentti- ja rekisterihallitus oli menetellyt kaupparekisterilain 21 §:n 1 momentin (245/2001) vastaisesti käsitellessään muutosilmoituksen rekisteröintiä, koska se oli laiminlyönyt pyytää selvitystä muutosilmoituksen tekijältä kantelijan suostumuksesta tai esimerkiksi yhtiöosuuden lunastamisesta. Muutosilmoituksen käsittelyssä oli menetelty myös vastoin perustuslain 21 §:ää, jonka mukaan jokaisella on oikeus saada asiansa käsitellyksi asianmukaisesti viranomaisessa sekä hallintolain 31 §:ää, jonka mukaan viranomaisen on huolehdittava asian riittävästä ja asianmukaisesta selvittämisestä hankkimalla asian ratkaisemiseksi tarpeelliset tiedot ja selvitykset. Kun otettiin huomioon mainittu viranomaisen virheellinen menettely ja se, että kaupparekisterimerkinnällä on sen 26 § huomioon ottaen julkisuusvaikutus sekä myös oikeutta luovia vaikutuksia, apulaisoikeuskansleri antoi Patentti- ja rekisterihallitukselle vastaisen varalle huomautuksen muutosilmoituksen yhteydessä tapahtuneesta käsittelyvirheestä.

Patentti- ja rekisterihallituksen vastattua kantelijan kirjeeseen vasta yli puolen vuoden päästä kirjeen saapumisesta oli viranomainen loukannut myös hallintolain velvoitteita palveluperiaatteesta ja palvelun asianmukaisuudesta, neuvonnasta sekä käsittelyn viivytyksettömyydestä. Patentti- ja rekisterihallituksen ilmoitettua täsmentäneensä asiakaskirjeisiin vastaamista koskevia ohjeita apulaisoikeuskansleri piti riittävänä toimenpiteenä kiinnittää viranomaisen huomiota mainittujen hallintolain säännösten noudattamiseen jatkossa.