Oppilaitoksen rehtorin toiminta

Kantelija oli lähettänyt oppilaitoksen rehtorille useita sähköpostiviestejä, joissa hän esitti tiedusteluja haettavana olleesta opettajan tehtävästä ja pyysi asiakirjajäljennöksiä. Rehtori ei vastannut tiedusteluihin, ei toimittanut jäljennöksiä, eikä myöskään ilmoittanut, miksi niitä ei voitu toimittaa. Sittemmin täyttämättä jätettyä tehtävää hoiti kaksi henkilöä, joista toiselle (kantelijalle) annettiin pyynnöstä kirjallinen viranhoitomääräys, mutta toiselle ei, koska hän ei sitä pyytänyt. Rehtorin oikeuskanslerille antamasta selvityksestä saattoi saada sen käsityksen, että sähköpostiviestejä ei (yleensäkään) kirjata.

Rehtorin olisi tullut 1) vastata tiedusteluihin, 2) toimittaa pyydetyt asiakirjajäljennökset tai ilmoittaa, miksi niitä ei voitu toimittaa ja 3) antaa pyytämättä kirjallinen viranhoitomääräys kummallekin kysymyksessä olevaa tehtävää hoitaneelle. Apulaisoikeuskansleri huomautti vastaisen varalle rehtoria perustuslain, hallintolain, julkisuuslain ja kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain vastaisesta menettelystä. Kun rehtorin oikeuskanslerille antamasta selvityksestä saattoi saada sen käsityksen, että sähköpostiviestejä ei yleensäkään kirjata, apulaisoikeuskansleri lisäksi kiinnitti rehtorin huomiota sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetussa laissa säädettyyn velvoitteeseen kirjasta tai rekisteröidä saapuneet sähköiset asiakirjat.

Kun kaupunginhallitus ei selvityksissään nähnyt rehtorin edellä tarkoitetussa menettelyssä moitittavaa, kaupunginhallitus oli laiminlyönyt hyvää tiedonhallintatapaa säätelevän julkisuuslain 18 §:n viranomaiselle asettamien velvoitteiden asianmukaisen noudattamisen. Apulaisoikeuskansleri huomautti kaupunginhallitusta vastaisen varalle tämän johdosta.