Oman asian käsittelystä ja käsittelyvaiheesta tulee voida saada tietoja ilman avustajaa

Apulaisoikeuskansleri kiinnitti Maahanmuuttoviraston huomiota asiakirjan antamista koskeviin julkisuuslain menettelysäännöksiin. Lisäksi hän saattoi Maahanmuuttoviraston tietoon näkemyksensä asiakaspalvelun järjestämisestä tilanteessa, jossa asianosainen pyytää tietoja salassa pidettävän asiansa käsittelyvaiheesta tai arviota päätöksen antamisen ajankohdasta.

Kantelija oli pyytänyt Maahanmuuttovirastosta asiaansa liittyvää keskusrikospoliisin lausuntoa, mutta virasto oli ilmoittanut, että kantelijan tulisi kääntyä asiassa suoraan keskusrikospoliisin puoleen. Vastauksessa ei annettu tietoa siitä, että asia voidaan saattaa viranomaisen ratkaistavaksi eikä tiedusteltu, haluaako kantelija asian viranomaisen ratkaistavaksi. Maahanmuuttovirasto myönsi, ettei asiaa käsitellyt viranhaltija ollut toiminut loppuun asti julkisuuslain mukaisesti.

Kantelija oli kertomansa mukaan myös yrittänyt useita kertoja saada tietoja asiansa käsittelyvaiheesta ja arviota päätöksen antamisen ajankohdasta. Tietoja ei kuitenkaan ollut annettu puhelimitse, eikä hän ollut saanut ohjausta esimerkiksi pyytää tietoja kirjallisesti. Kantelijan tiedusteluista ei ollut merkintöjä asiankäsittelyjärjestelmässä. Kantelijan avustajan tiedusteluihin sen sijaan oli vastattu, ja niistä oli myös rekisterimerkinnät. Maahanmuuttoviraston selvityksen mukaan turvapaikkayksiköstä kehotetaan usein tietojen pyytäjää pyytämään tiedot kirjallisesti, ellei viranhaltija ole täysin varma, että hänellä on oikeus antaa pyytäjälle tämän kysymä tieto. Tiedusteluihin vastataan, mikäli kysyjän henkilöllisyydestä voidaan vakuuttua.

Apulaisoikeuskansleri katsoi, että hallinnossa asioivan tulee voida saada tietoja oman asiansa käsittelystä ja käsittelyvaiheesta ilman avustajaa ja että viranomaisen velvollisuus on järjestää asiakaspalvelunsa siten, että asiointi on mahdollista myös ilman avustajaa. Asiansa käsittelyvaihetta tiedustelevalle hakijalle tulee selkeästi ilmoittaa, miten hän voi saada haluamansa tiedon ja mitä seikkoja hänen tulee esittää tiedon saadakseen.