Menettely aluehallintoviraston pyytämän valvonta-asiakirjan luovuttamisessa

Aluehallintovirastolle (avi) oli tehty kantelu kaupungin erään terveysaseman menettelystä. Saatujen tietojen perusteella avi käynnisti  kaupungin terveysasemia yleisesti koskevan valvonta-asian, jossa se pyysi kaupungilta selvitystä. Asiasta alun perin kannellut henkilö, jonka kanteluasian avi oli jo ratkaissut, pyysi avia toimittamaan hänelle kaupungin selvityksen sitten, kun kaupunki toimittaisi sen aville. Kirjeenä annetussa avin vastauksessa todettiin, että selvitystä ei voitu valvonta-asian keskeneräisyyden vuoksi antaa vaan selvitys luovutettaisiin pyytäjälle valvonta-asian ratkaisemisen jälkeen. Perusteena kieltäytymiselle avi viittasi toisaalta julkisuuslain (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta) 11 §:n 2 momentin 1 kohtaan ja toisaalta saman momentin 3 kohtaan.

Julkisuuslain 11 §:ssä säädetään asianosaisen oikeudesta tiedonsaantiin. Apulaisoikeuskansleri totesi, että asiassa aikoinaan kantelun tehnyt henkilö ei ollut julkisuuslain tarkoittama asianosainen viranomaisen toimesta ja sen päätöksellä käynnistetyssä valvonta-asiassa. Harkintaa asiakirjan luovuttamisesta ei siten voitu perustaa avin ilmoittamiin lainkohtiin.

Viranhaltijan ratkaisu selvityksen luovuttamisesta oli tehty jo ennen kuin selvitys oli hänen käytettävissään. Apulaisoikeuskansleri totesi, että harkinta asiakirjan salassapitämisestä perustuu siitä ilmenevien tietojen salassapidettävyyteen. Harkintaa ei voida suorittaa etukäteen eli ennen kuin asiakirjan sisältö on viranomaisen tiedossa. Koska viranomainen on velvollinen huolehtimaan siitä, että tietojen saamista ei rajoiteta enempää kuin suojattavan edun vuoksi on tarpeellista ja koska harkinta salassapidosta on tehtävä asiakirjakohtaisesti, tarkastusta tai valvontaa koskevia asiakirjoja (julkisuuslain 24 §:n 15 kohta) ei  voida säännönmukaisesti katsoa salassa pidettäviksi valvontatehtävän suorittamisen ajaksi.

Julkisuuslain menettelysäännösten tarkoituksena on varmistaa, että asiakirjan pyytäjä saa viranomaiselta kohtuullisessa ajassa valituskelpoisen päätöksen, jotta hän voi niin harkitessaan saattaa asiansa tuomioistuimen käsiteltäväksi perustuslain 21 §:n takaaman oikeusturvan mukaisesti. Apulaisoikeuskansleri totesi erään aikaisemmin antamansa päätöksen mukaisesti, että asiakirjan "ennakkotilaus" on sinänsä mahdollinen. Tällöin julkisuuslain 14 §:n 4 momentin mukainen käsittelyaika on laskettava siitä, kun viranomainen on vastaanottanut pyydetyn asiakirjan. Asiakirjapyyntöä käsitelleen viranhaltijan olisi siten tullut välittömästi selvityksen saapumisen jälkeen suorittaa harkinta sen luovuttamisesta ja siitä kieltäytyessään tiedustella pyytäjältä, halusiko tämä asian siirrettäväksi viranomaisen eli avin ratkaistavaksi. Koska näin ei menetelty, asiakirjan pyytäjällä ei ollut mahdollisuutta saada asiaa viranomaisen ja edelleen tuomioistuimen käsiteltäväksi.

Apulaisoikeuskansleri totesi, että avi oli katsonut sille valvonta-asiassa toimitetun selvityksen salassa pidettäväksi jo ennen tietoa sen sisällöstä. Avissa oli myös ollut epätietoisuutta asiakirjan salassapidon perusteesta eikä sille tehtyä asiakirjapyyntöä käsitelty julkisuuslain edellyttämällä tavalla. Koska avin menettely oli siten monin tavoin ollut julkisuuslain tarkoituksen ja menettelysäännösten vastaista, apulaisoikeuskansleri antoi aville huomautuksen vastaisen varalle.