Kunnan noudatettava julkisuuslakia

Kantelija oli pyytänyt kaupungilta jäljennöksen kunniamerkkiesityksestä. Hänelle oli kerrottu, ettei kunniamerkkiesityksistä säilytetä jäljennöksiä. Kaupungin oikeuskanslerille antaman selvityksen mukaan kunniamerkkiesityksistä kuitenkin säilytetään jäljennökset. Kantelijan saama tieto ja selvityksessä esitetty olivat näin ollen ristiriidassa keskenään. Selvityksessä ei otettu kantaa siihen, miksi kantelijalle olisi kerrottu, ettei jäljennöksiä ole. Kantelijan mukaan hänelle ei ollut myöskään kerrottu mahdollisuudesta saattaa asia viranomaisen ratkaistavaksi.

Julkisuuslain mukaan asiakirjan pyytäjälle on aina ilmoitettava kieltäytymisen syy ja annettava tieto siitä, että asia voidaan saattaa viranomaisen ratkaistavaksi. Viranomaisen on meneteltävä näin myös silloin, kun perusteena asiakirjan antamatta jättämiselle on se, että viranomaisella ei asiakirjaa ole. Kun asiakirjan pyytäjälle on ilmoitettu kieltäytymisen syy ja annettu tieto mahdollisuudesta saattaa asia viranomaisen ratkaistavaksi, hän voi harkita kääntyykö hän esimerkiksi toisen viranomaisen puoleen vai haluaako hän saattaa asian sen viranomaisen ratkaistavaksi, jolle hän pyynnön oli esittänyt.

Apulaisoikeuskanslerin sijainen kiinnitti kaupungin huomiota velvollisuuteen noudattaa julkisuuslaissa säädettyjä menettelytapoja asiakirjapyyntöön vastaamisessa ja velvollisuuteen huolehtia siitä, että sen palveluksessa olevilla on tarvittava tieto käsiteltävien asiakirjojen julkisuudesta sekä tietojen antamisessa ja käsittelyssä noudatettavista menettelyistä.