Julkisuuslain menettelysäännösten noudattaminen

Kantelija ei tullut valituksi koulun vanhemman lehtorin sijaisuuteen. Valinnan tehneen rehtorin päätöksen saatuaan hän pyysi rehtorilta tämän hakijoista tekemää ansiovertailua sähköisesti. Rehtori vastasi, ettei vertailua toimiteta, vaan hakemusasiakirjoihin voisi tutustua koulun kansliassa. Koulu sijaitsi yli kuudensadan kilometrin päässä kantelijan kotipaikasta. Oikeuskanslerille antamassaan selvityksessä rehtori kertoi pitäneensä pyyntöä ansiovertailun saamisesta vain "keskustelun avauksena".

Asiassa lausunnon antanut kunnanhallitus ilmoitti, että kyseisessä kunnassa "viranomaisen asiakirjan antamisesta päättää se viranomainen, jonka hallussa asia on". Lisäksi kunnanhallitus ilmoitti johtosääntöuudistuksensa yhteydessä esittävänsä asiakirjan antamisesta päättämisen esittämistä muotoon: "Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa tarkoitettu kunnallinen toimielin voi siirtää toimialaansa kuuluvan asiakirjan antamista koskevan viranomaisen ratkaisuvallan alaiselleen viranhaltijalle".

Apulaisoikeuskanslerin sijainen totesi, että pyyntö ansiovertailun saamisesta oli asiakirjapyyntö. Asiakirjapyynnön käsittelyssä noudatettavasta menettelystä säädetään viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa eli julkisuuslaissa (621/1999). Julkisuuslain 14 §:n 2 momentin mukaan tiedon asiakirjan sisällöstä antaa se viranomaisen henkilöstöön kuuluva, jolle viranomainen on tämän tehtävän määrännyt tai jolle se hänen asemansa ja tehtäviensä vuoksi muuten kuuluu. Pykälän 3 momentissa on säädetty, että mikäli virkamies kieltäytyy antamasta pyydettyä tietoa, hänen on: 1) ilmoitettava tiedon pyytäjälle kieltäytymisen syy; 2) annettava tieto siitä, että asia voidaan saattaa viranomaisen ratkaistavaksi; 3) tiedusteltava asian kirjallisesti vireille saattaneelta tiedon pyytäjältä, haluaako hän asian siirrettäväksi viranomaisen ratkaistavaksi; sekä 4) annettava tieto käsittelyn johdosta perittävistä maksuista. Lain 16 §:n 1 momentin mukaan tieto on pääsääntöisesti annettava pyydetyllä tavalla.

Apulaisoikeuskanslerin sijainen totesi, että rehtori ei ollut tunnistanut tehtyä pyyntöä asiakirjapyynnöksi eikä siten myöskään menetellyt asiassa julkisuuslain edellyttämällä tavalla.

Julkisuuslaissa säädetään myös viranomaisen velvollisuudesta edistää tiedonsaantia ja hyvää tiedonhallintatapaa. Lain 18 §:n 1 momentin 5 kohdan mukaan viranomaisen tulee hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi erityisesti huolehtia siitä, että sen palveluksessa olevilla on tarvittava tieto käsiteltävien asioiden julkisuudesta sekä tietojen antamisessa ja käsittelyssä noudatettavista menettelyistä ja tehtävänjaosta. Kunnanhallituksen lausunnossaan esittämä ja muu asiassa saatu selvitys antoi viitteitä siitä, että kunta ei ollut riittävästi huolehtinut hyvän tiedonhallintavan luomisesta ja toteuttamisesta hallinnossaan eikä siten toiminut myöskään hallintolain hyvän hallinnon perusteiden edellyttämällä asianmukaisella ja tuloksellisella tavalla.

Apulaisoikeuskanslerin sijainen kiinnitti rehtorin huomiota velvollisuuteen noudattaa julkisuuslain menettelysäännöksiä sekä kunnanhallituksen huomiota velvollisuuteen järjestää hallintonsa siten, että julkisuuslain hyvälle tiedonhallinnalle asettamat edellytykset täyttyvät.