Julkisuuslain menettelysäännösten noudattaminen

Kantelija ei tullut valituksi koulun lehtorin virkaan. Valinnan tehneen rehtorin päätöksen saatuaan hän pyysi rehtorilta muun muassa itseään koskevia haastattelumuistiinpanoja. Rehtori totesi, ettei anna jäljennöstä muistiinpanoista, koska kyseessä ei ole julkinen asiakirja. Oikeuskanslerille antamassaan selvityksessä rehtori katsoi jättäneensä noudattamatta julkisuuslain menettelysääntöjä asiankirjapyynnön käsittelyssä ja ilmoitti tämän johtuvan siitä, että kyseinen kaupunki ei ole antanut toimiohjetta asiakirjapyynnön käsittelystä. Oikeuskanslerille antamassaan lausunnossa kaupunginhallitus totesi, ettei toimintaohjeita ole annettu, koska oikeusministeriön julkisuuslaista antaman ohjeen mukaan "kukin viranomainen ratkaisee itse lain soveltamiseen liittyvät kysymykset". Lausunnon mukaan muistiinpanoja ei ollut pidettävä viranomaisen asiakirjana ja ne jäivät siten julkisuuslain soveltamisalan ulkopuolelle.

Apulaisoikeuskanslerin sijainen totesi, että pyyntö muistiinpanojen saamisesta oli asiakirjapyyntö. Asiakirjapyynnön käsittelyssä noudatettavasta menettelystä säädetään viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa eli julkisuuslaissa (621/1999). Julkisuuslain 14 §:n 2 momentin mukaan tiedon asiakirjan sisällöstä antaa se viranomaisen henkilöstöön kuuluva, jolle viranomainen on tämän tehtävän määrännyt tai jolle se hänen asemansa ja tehtäviensä vuoksi muuten kuuluu. Pykälän 3 momentissa on säädetty, että mikäli virkamies kieltäytyy antamasta pyydettyä tietoa, hänen on: 1) ilmoitettava tiedon pyytäjälle kieltäytymisen syy; 2) annettava tieto siitä, että asia voidaan saattaa viranomaisen ratkaistavaksi; 3) tiedusteltava asian kirjallisesti vireille saattaneelta tiedon pyytäjältä, haluaako hän asian siirrettäväksi viranomaisen ratkaistavaksi; sekä 4) annettava tieto käsittelyn johdosta perittävistä maksuista. Julkisuuslain 11 §:n mukaan asianosaisella voi olla oikeus saada tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä.

Apulaisoikeuskanslerin sijainen totesi, että julkisuuslailla ja erityisesti sen menettelysäännöksillä toteutetaan osaltaan perustuslain 21 §:ssä kaikille säädettyä oikeutta saada asiansa käsiteltyä asianmukaisesti, saada perusteltu päätös ja saada hakea siihen muutosta. Menettelysäännöksiä on noudatettava silloinkin, kun asiakirja katsotaan osittain tai kokonaan salassapidettäväksi. Niitä on noudatettava myös silloin, kun asiakirjaa ei katsota laissa tarkoitetuksi viranomaisen asiakirjaksi tai viranomaisella ei ole pyydettyä asiakirjaa. Viranomaisen ratkaisu on näissäkin tilanteissa voitava saattaa käsiteltäväksi lakiin luodussa muutoksenhakujärjestelmässä eli hallinto-oikeudessa ja edelleen korkeimmassa hallinto-oikeudessa.

Julkisuuslaissa säädetään myös viranomaisen velvollisuudesta edistää tiedonsaantia ja hyvää tiedonhallintatapaa. Lain 18 §:n 1 momentin 5 kohdan mukaan viranomaisen tulee hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi erityisesti huolehtia siitä, että sen palveluksessa olevilla on tarvittava tieto käsiteltävien asioiden julkisuudesta sekä tietojen antamisessa ja käsittelyssä noudatettavista menettelyistä ja tehtävänjaosta. Kunnanhallituksen lausunnossaan esittämä ja muu asiassa saatu selvitys antoi viitteitä siitä, että kunta ei ollut riittävästi huolehtinut tiedonhallintansa järjestämisestä julkisuuslain ja hyvän hallinnon perusteiden edellyttämällä tavalla.

Apulaisoikeuskanslerin sijainen kiinnitti rehtorin huomiota velvollisuuteen noudattaa julkisuuslain menettelysäännöksiä ja kaupunginhallituksen huomiota velvollisuuteen järjestää hallintonsa siten, että julkisuuslain hyvälle tiedonhallinnalle asettamat edellytykset täyttyvät.