Hyvä tiedonhallintatapa

Oikeuskanslerille tehdyn kantelun mukaan Uudenmaan Ely-keskukselle tehtyihin tiedusteluihin ei oltu vastattu eikä kantelijan hakemusasioista oltu tehty päätöksiä.

Apulaisoikeuskanslerin selvittäessä asiaa ilmeni, että kantelijan maksatushakemuksia koskevat hankkeet olivat viraston asianhallintajärjestelmässä edelleen avoinna, vaikka hankkeissa ja niissä tehdyistä päätöksistä oli kulunut jo yli vuosikymmen. Virastossa ei pystytty täysin jäljittämään kyseisten hankkeiden elinkaarta ja osa hankkeisiin liittyvistä tositteista oli kadoksissa.

Asiakirjojen käsittelystä säädetään viranomaisten toimintaan sovellettavan hallintolain (434/2003) lisäksi muun muassa laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999, julkisuuslaki), viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta annetussa asetuksessa (1030/1999) sekä arkistolaissa ( 31/1994).  Viranomaisen on asiakirjahallinnossaan noudatettava hyvää tiedonhallintatapaa. Julkisuuslain 18 §:n mukaan viranomaisen on huolehdittava siitä, että hyvän tiedonhallinnan toteuttamiseksi annettujen säädösten ja ohjeiden noudattamista valvotaan.

Apulaisoikeuskansleri katsoi, ettei Uudenmaan Ely-keskuksen asiakirjahallinto täyttänyt hyvän tiedonhallintatavan vaatimuksia sekä asiakirjojen käsittelystä laissa annettuja säännöksiä. Apulaisoikeuskansleri kiinnitti Uudenmaan Ely-keskuksen huomiota hyvän tiedonhallintavan vaatimuksiin sekä huolellisuuteen asiakirjojen käsittelyssä.