Asian käsittelyn ja tiedusteluun vastaamisen viipyminen tietosuojavaltuutetun toimistossa

Apulaisoikeuskansleri kiinnitti tietosuojavaltuutetun toimiston huomiota asioiden viivytyksettömään käsittelyyn ja viivytyksettömään tiedusteluun vastaamiseen sekä asiakirjapyynnön käsittelyyn.

Kantelija arvosteli tietosuojavaltuutetun toimistoa asioidensa käsittelyn kohtuuttomasta viipymisestä ja siitä, ettei hänen tiedusteluunsa ja asiakirjapyyntöönsä ollut vastattu.

Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan asioiden käsittelyn pitkittymisen syynä oli ollut se, että toimistossa käsiteltävänä olevien asioiden määrä oli lisääntynyt huomattavasti. Samanaikaisesti toimiston työtehtäviä oli jouduttu uudelleen järjestämään muun muassa henkilömuutosten vuoksi. Edellä mainitut seikat olivat osaltaan vaikuttaneet asioiden käsittelyn ruuhkautumiseen. Ruuhkien syntyyn oli vaikuttanut myös viimeaikaiset lainsäädäntömuutokset. Kantelijan tiedusteluun ei ollut vastattu, koska se oli jäänyt erehdyksessä huomioimatta.

Apulaisoikeuskanslerin mukaan laillisuusvalvontakäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että viranomaisen tulee huolehtia tehtävien asianmukaisesta hoitamisesta myös niissä tilanteissa, kun resurssit ovat niukat tai organisaatiossa tapahtuu muutoksia tai henkilöstövaihdoksia. Kantelijan asiat oli saatettu vireille tietosuojavaltuutetun toimistossa vuonna 2018. Yksi asia oli vielä ratkaisematta ja muut asiat oli ratkaistu vuonna 2020. Yhden asian käsittely oli kestänyt lähes kaksi vuotta ja osan asioista yli kaksi vuotta.

Apulaisoikeuskanslerin mukaan kantelijan asioiden käsittelyaika oli ollut tietosuojavaltuutetun toimistossa kohtuuttoman pitkä. Apulaisoikeuskansleri otti viivästyksen laillisuusvalvonnallisessa arviossaan huomioon tietosuojavaltuutetun toimiston työhön vaikuttaneet olosuhteet kuten toimiston muuton sekä yleisestä Covid-19 epidemiasta aiheutuneet keskeytykset työskentelyssä. Toimisto oli ryhtynyt myös useisiin kehittämistoimiin.

Tietosuojavaltuutetun toimiston selvityksestä ei ilmennyt, oliko kantelijan tiedusteluun vastattu. Kantelijan tiedusteluun vastaaminen oli viipynyt kohtuuttomasti. Kantelijan asiakirjapyynnössä mainitut asiakirjat oli toimitettu kantelijalle jo aikaisemmin. Tästä olisi tullut ilmoittaa kantelijalle vastaamalla asiakirjapyyntöön. Apulaisoikeuskansleri katsoi, että tietosuojavaltuutetun toimisto oli laiminlyönyt noudattaa hyvän hallinnon periaatteita tiedusteluihin ja asiakirjapyyntöihin vastaamisessa.