Asian käsittely tietosuojavaltuutetun toimistossa

Apulaisoikeuskanslerin sijainen kiinnitti tietosuojavaltuutetun toimiston huomiota hallintolain säännöksiin asioinnin ja asian käsittelyn järjestämisestä, käsittelyn etenemistä ja päätöksen antamisajankohtaa koskeviin tiedusteluihin vastaamisesta sekä asian viivytyksettömästä käsittelystä. Hän pyysi toimistoa ilmoittamaan, kun kantelijan asian käsittely on päättynyt ja toimittamaan asian ratkaisun.

Apulaisoikeuskanslerin sijainen oli jo keväällä 2022 kiinnittänyt tietosuojavaltuutetun toimiston huomiota kantelijan asian käsittelyn viipymiseen. Saadun selvityksen mukaan asian käsittelyä oli sen jälkeen viivästyttänyt toimivaltaisen valvontaviranomaisen selvittäminen. Kantelijan tiedusteluihin asian käsittelyvaiheesta ja päätöksen antamisajankohdasta ei aina ollut vastattu.

Tietosuojavaltuutetun toimisto ei apulaisoikeuskanslerin sijaisen arvion mukaan ollut asiassa esiin tulleen perusteella järjestänyt asiointia ja asian käsittelyä toimistossa lain edellyttämällä tavalla siten, että hallinnossa asioiva saisi asianmukaisesti hallinnon palveluita ja viranomainen voisi suorittaa tehtävänsä tuloksellisesti. Tietosuojavaltuutetun toimisto ei ollut myöskään lain edellyttämällä tavalla vastannut kantelijan asian käsittelystä esittämiin tiedusteluihin. Saadun selvityksen mukaan toimiston käyttöön ottaman uuden asianhallintajärjestelmän toiminnallisuudet tulevat jatkossa helpottamaan mahdollisuutta seurata ja hallita toimistossa vireille saatettuja asioita.