Asiakirjojen huolellinen käsittely

Oikeuskanslerille tehdyn kantelun mukaan henkilön ministeriölle lähettämään kirjoitukseen ei ollut vastattu. Kirjoitus oli lähetetty ministeriöön runsaat kolme vuotta aikaisemmin. Apulaisoikeuskanslerin selvittäessä asiaa ilmeni, että kirje oli saapunut ministeriöön, mutta sen jälkeen kadonnut eikä sitä enää löytynyt ministeriöstä. Ministeriössä ei pystytty selvittämään, missä käsittelyvaiheessa kirje oli kadonnut.

Asiakirjojen käsittelystä säädetään ministeriön toimintaan yleisesti sovellettavan hallintolain (434/2003) lisäksi muun muassa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999, julkisuuslaki) sekä viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta annetussa asetuksessa (1030/1999). Viranomaisen on asiakirjahallinnossaan noudatettava hyvää tiedonhallintatapaa. Julkisuuslain 18 §:n mukaan viranomaisen on huolehdittava siitä, että hyvän tiedonhallinnan toteuttamiseksi annettujen säännösten ja ohjeiden noudattamista valvotaan. Edellä mainitun asetuksen 1 §:n 1 ja 4 momentin mukaan viranomaisen on arvioitava asiakirjahallintonsa ja toteuttava tarpeelliset toimenpiteet hyvän tiedonhallintatavan toteuttamiseksi.

Hyvää tiedonhallintatapaa koskevien säännösten noudattaminen kuuluu perustuslain 21 §:n 2 momentin takaamaan hyvään hallintoon. Apulaisoikeuskansleri katsoi, ettei ministeriön asiakirjahallinto täyttänyt asiakirjojen käsittelystä laissa annettuja säännöksiä eikä myöskään hyvän hallinnon perusteista tarkemmin säätävän hallintolain 7 §:n edellyttämää hallinnon palvelujen asianmukaisuutta.

Ministeriön selvityksen mukaan siellä on sittemmin läpikäyty saapuneiden asioiden diaari sekä opastettu ja koulutettu henkilökuntaa. Ministeriöstä oli myös otettu yhteyttä kantelijaan ja opastettu häntä kadonneen kirjeen mukaisen asian hoitamisessa. Näissä oloissa apulaisoikeuskansleri tyytyi kiinnittämään ministeriön huomiota velvollisuuteen noudattaa hyvää tiedonhallintatapaa koskevia lakeja sekä viranomaiselta edellytettävää huolellisuutta asiakirjojen käsittelyssä.