Asiakirjojen antaminen ja siitä perittävä maksu

Kantelijayhtiö arvosteli sitä, että elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus (ELY-keskus) oli kieltäytynyt antamasta kantelijalle sen pyytämiä asiakirjoja samoin kuin sitä, että asiakirjojen valmistelemisesta nähtäväksi olisi veloitettu tuntiveloitus, jonka suuruutta ei ollut kantelijalle kerrottu.  

ELY-keskus ei ollut selvityksensä mukaan kieltäytynyt antamasta kantelijalle tämän pyytämiä tietoja, vaan pyydetyt asiakirjat olisivat olleet nähtävissä keskuksessa. Asiakirjoja ei ollut kopioitu kantelijalle, koska niiden kopioiminen ja muu siihen liittyvä työ, olisi keskuksen mukaan kohtuuttomasti vaikeuttanut muuta virkatoimintaa. Tuntiveloituksen osalta ELY-keskus totesi, ettei kysymyksessä ollut tavanomainen asiakirjapyyntö, minkä vuoksi keskuksessa oli keskusteltu aiheutuvista kopiointi- ja muista kustannuksista. 

Apulaisoikeuskanslerin sijainen totesi, että viranomaisella on harkintavaltaa sen arvioimisessa, milloin asiakirjojen antaminen pyydetyllä tavalla aiheuttaa kohtuutonta haittaa viranomaisen virkatoiminnalle. Aiheuttuvaa haittaa on kuitenkin arvioitava julkisuuslaista ilmenevä suhteellisuusperiaate ja lain tarkoitus huomioon ottaen niin, ettei tiedon saantia vaikeuteta perusteettomasti. Apulaisoikeuskanslerin sijainen katsoi käytettävissä olevien tietojen perusteella, että julkisuuslain perusoikeusmyönteistä ja lain tarkoitusta korostavaa tulkintaa olisi paremmin vastannut se, että ELY-keskus olisi toimittanut kantelijan pyytämät asiakirjat kantelijan pyytämällä tavalla.   

Kantelija ei ollut käynyt tutustumassa asiakirjoihin ELY-keskuksessa, minkä vuoksi tiedossa ei ollut, olisiko keskus veloittanut kantelijalta etukäteen ilmoittamansa maksun asiakirjojen nähtäväksi valmistelemisesta. Apulaisoikeuskanslerin sijainen katsoi käytettävissä olevien tietojen perusteella, että ELY-keskuksen menettely ei kuitenkaan siltä osin, kuin se oli ilmoittanut perivänsä maksun asiakirjojen katseltavaksi valmistelemisesta, ollut perustunut julkisuuslakiin.

Apulaisoikeuskanslerin sijainen kiinnitti ELY-keskuksen huomiota asiakirjojen antamistapoja ja asiakirjan antamisesta perittäviä maksuja koskevien julkisuuslain säännösten huolelliseen soveltamiseen.