Asiakirjapyyntöön vastaaminen

Kantelija arvostelee ammattikorkeakoulun hakutoimistoa siitä, että henkilön sähköpostitse lähettämään asiakirjapyyntöön ei oltu vastattu noudattaen viranomaistoiminnan julkisuudesta annettua lakia. Asiakirjapyyntöön annettua kielteistä päätöstä ei kantelijan mukaan lainkaan perusteltu.

Ammattikorkeakoulusta saadun selvityksen mukaan hakijapalveluiden työntekijän olisi pitänyt ilmoittaa asiakirjapyynnön esittäjälle kieltäytymisensä syy ja kertoa, miten asia voidaan saattaa korkeakoulun ratkaistavaksi, sekä antaa tieto mahdollisista asian käsittelyn maksuista.

Tapahtuman ajankohtana korkeakoulussa ei ollut määritelty, kuka tekee päätöksen tietojen antamisesta tai luovuttamisesta, jos työntekijä kieltäytyy tietoa antamasta ja asia saatetaan korkeakoulun ratkaistavaksi. Tämä oli johtunut riittämättömästä ohjeistuksesta ja perehdytyksestä julkisuuslainsäädännön soveltamiseen.

Apulaisoikeuskanslerin sijainen kiinnitti ammattikorkeakoulun huomiota julkisuuslain 14 §:n 3 momentissa säädettyihin velvoitteisiin ilmoittaa asiakirjan pyytäjälle kieltäytymisen syy, antaa asiakirjan pyytäjälle tieto siitä, että asia voidaan saattaa viranomaisen ratkaistavaksi, ja tiedustella asian kirjallisesti vireille saattaneelta asiakirjan pyytäjältä, haluaako hän asian siirrettäväksi viranomaisen ratkaistavaksi.