Asiakirjapyynnön tarkentaminen ja julkisuuslain määräajan noudattaminen

Kantelija oli lähettänyt kunnan kirjaamoon asiakirjapyyntöjä sähköpostitse syyskuussa 2013, mutta ei ollut saanut kunnalta vastausta. Kantelija oli pyytänyt muiden muassa kopiot kunnan ja erään henkilön välisistä työsopimuksista kunnan eri koululaitoksissa ja kunnan tekemistä palvelukseen ottamista koskevista päätöksistä.

Kunnanhallituksen selvityksen mukaan kantelijaan oli yritetty saada syksyllä 2013 yhteyttä laajaa asiakirja-aineistoa koskevien asiakirjapyyntöjen tarkentamiseksi, mutta kunnan mukaan yhteydenotto ei ollut onnistunut ilmeisesti yhteystiedoissa olleen virheen vuoksi. Kunnan virkamies oli toukokuussa 2014 lähettänyt kantelijan sähköpostiosoitteeseen viestin, jossa oli otettu esille asiakirja-aineiston laajuus, toimitettu lista vuosia 2010–2013 koskevista päätöksistä ja kerrottu julkisuuslain mukaan perittävistä maksuista.

Apulaisoikeuskanslerin päätöksessä katsottiin jääneen epäselväksi, miksi kantelijaan ei olisi saatu yhteyttä sähköpostitse jo syyskuussa 2013. Apulaisoikeuskansleri katsoi, että kunta ei ollut julkisuuslain mukaisella tavalla avustanut kantelijaa asiakirjapyyntöjen yksilöimisessä ja kunta oli menetellyt julkisuuslain vastaisella tavalla, kun se ei ollut noudattanut säädettyä määräaikaa, jonka kuluessa asiakirjapyyntöjä koskeva asia on ratkaistava ja tieto julkisista asiakirjoista annettava eli viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun viranomainen on saanut asiakirjojen saamista koskevan pyynnön. Nyt ensimmäinen yhteydenotto asiakirjapyyntöjen tarkentamiseksi on tapahtunut vasta 21.5.2014 eli noin 8 kuukauden kuluttua asiakirjapyyntöjen esittämisestä. Apulaisoikeuskansleri kiinnitti kunnan huomiota velvollisuuteen noudattaa julkisuuslain menettelysäännöksiä.