Asiakirjapyynnön muoto

Kantelijan pyytäessä kaupungilta sähköpostitse asiakirjaa hänelle ilmoitettiin, että kaupungin vahvistaman menettelytavan mukaisesti ainakin asianosaisjulkisia asiakirjoja koskevat asiakirjapyynnöt tulee tehdä tarkoitukseen laadittu lomake täyttämällä.

Apulaisoikeuskansleri totesi, että viranomaiselle tehtyyn asiakirjapyyntöön sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) eli julkisuuslain menettelysäännöksiä. Julkisuuslaissa ei ole säännöksiä siitä, että asiakirjapyyntö tulisi tehdä tietyssä muodossa tai edes kirjallisesti. Asiakirjapyyntö on siten vapaamuotoinen ja sen voi tehdä myös suullisesti. Julkisuuslaissa ei ole myöskään säännöksiä siitä, miten salassa pidettävää asiakirjaa pyydettäessä tarvittavat tiedot on annettava. Siten nekin voidaan antaa myös suullisesti.

Apulaisoikeuskansleri totesi, että kaupungilla on harkintavaltaa asiakirjahallintonsa järjestämiseksi hyvän tiedonhallintatavan mukaiseksi. Sellaista menettelyä, että asiakirjapyyntöjä käsiteltäisiin vain silloin, kun ne oli tehty kyseistä lomaketta käyttäen, ei voitu pitää hyvän tiedonhallintatavan mukaisena. Näin edellyttäessään kaupunki asettaisi asiakirjapyynnön vireille panemiseksi sellaisia toimenpiteitä, jotka eivät perustu lakiin.

Apulaisoikeuskansleri kiinnitti kaupungin huomiota asiakirjapyynnön vapaamuotoisuudesta lausumaansa.