Asiakirjapyynnön käsittelyssä on noudatettava julkisuuslakia

Apulaisoikeuskansleri kiinnitti kaupungin hyvinvointitoimialan huomiota tietopyyntöasioissa noudatettavien julkisuuslain menettelysäännösten oikeanlaiseen ja täsmälliseen soveltamiseen.

Kantelija oli kaupungin hyvinvointilautakunnalle tekemissään oikaisuvaatimuksissa pyytänyt kahteen kertaan samaa asiakirjaa. Koska oikaisuvaatimuksiin sisältyneitä pyyntöjä ei kaupungin hallinnossa tunnistettu asiakirjapyynnöiksi, niihin ei vastattu ennen kuin apulaisoikeuskansleri pyysi selvitystä asiassa. Kantelijan ensimmäisestä asiakirjapyynnöstä oli tällöin kulunut yhdeksän kuukautta. Pyyntöön annetusta päätöksestä ei ilmennyt, oliko se viranomaisen vai viranhaltijan päätös.

Apulaisoikeuskansleri totesi, että asiakirjapyynnöt tulee käsitellä julkisuuslain mukaisissa määräajoissa ja niihin tulee antaa valituskelpoinen päätös. Tämä edellyttää tehtyjen asiakirjapyyntöjen tunnistamista. Apulaisoikeuskanslerin mukaan pyynnöt olisi pitänyt tunnistaa sekä kirjaamossa että oikaisuvaatimuksia käsitelleessä hallinnossa. Asiakirjapyyntöön annetun päätöksen ristiriitaiset sanamuodot antoivat viitteitä siitä, ettei päätöksen tekijällä ollut selvää käsitystä siitä, mitä päätöstä hän oli tekemässä ja missä ominaisuudessa.