Asiakirjapyynnön käsittely kunnassa

Kunnan sivistysjohtajalta oli pyydetty sähköpostitse viittä koulua koskevia työpaikkaselvitysraportteja. Sivistysjohtaja oli vastannut kantelijalle samana päivänä, että hän siirtää pyynnön työterveyshoitajalle. Pyyntö välitettiin kuitenkin aluksi väärään sähköpostiosoitteeseen, ja kantelijan tiedusteltua asiaa sivistysjohtaja lähetti pyynnön uudelleen työterveyshoitajalle. Työterveyshoitaja vastasi asiakirjapyyntöön 2 viikkoa myöhemmin, ettei hän voi luovuttaa tietoja ulkopuolisille, vaan asiasta päättää työpaikkaselvityksen teettänyt organisaatio. Sivistysjohtaja lähetti kantelijalle noin kolmen viikon kuluttua alkuperäisestä asiakirjapyynnöstä tiedoksi Suomen Kuntaliiton lakimieheltä saamansa arvion työpaikkaselvitysten julkisuudesta. Kantelijan tiedusteltua asiasta seuraavana päivänä sivistysjohtaja lähetti tälle uudestaan mainitun lakimiehen viestin ja ilmoitti koulukohtaisten työpaikkaselvitysten olevan organisaation omaan käyttöön tarkoitettuja asiakirjoja. Viestistä oli ymmärrettävissä, että sivistysjohtaja kieltäytyy antamasta pyydettyjä asiakirjoja. Kantelijalta ei kuitenkaan tiedusteltu, haluaako hän asian siirrettäväksi viranomaisen ratkaistavaksi, jolloin hänellä olisi mahdollisuus saada asiassa valituskelpoinen päätös.

Apulaisoikeuskansleri totesi, että kantelijalle olisi tullut asiakirjojen antamisesta kieltäytymisen yhteydessä ilmoittaa mahdollisuudesta saattaa asia viranomaisen ratkaistavaksi ja tiedustella, haluaako hän asian siirrettäväksi viranomaisen ratkaistavaksi. Kunnan asianomaisen viranomaisen perusteltu ja valituskelpoinen päätös oli tehty vasta yli kolmen kuukauden kuluttua asiakirjapyynnön esittämisestä siinä vaiheessa, kun oikeuskanslerivirastosta oli pyydetty kunnan selvitystä ja lausuntoa kantelun johdosta ja tuota selvitystä ja lausuntoa oli käsitelty sivistyslautakunnassa. Apulaisoikeuskansleri katsoi, että julkisuuslain ja hallintolain viranomaiselle asettamat velvollisuudet ratkaista sen käsiteltäväksi saatettu asia ja vastata toimivaltaansa kuuluvaan yhteydenottoon turvaavat oikeudenmukaiseen oikeudenkäyntiin kuuluvaa muutoksenhakuoikeutta. Viranomaisen ja sitä edustavan yksittäisen viranhaltijan on siten asiakirjapyynnön perusteella tehtävä laissa säädetyssä ajassa joko myönteinen tai kielteinen ratkaisu. Laissa ei ole nimenomaisesti säädetty siitä, missä ajassa viranomaisen päätös asiakirjapyyntöön on tehtävä sen jälkeen, kun asiakkaalle on ilmoitettu pyydettyjen asiakirjojen antamatta jättämisestä. Lähtökohtana voidaan kuitenkin pitää yleistä viivytyksettömän käsittelyn periaatetta, jonka sisältö voi jossain määrin vaihdella tapauskohtaisesti. Sivistysjohtajan ja sivistyslautakunnan huomiota kiinnitettiin asiakirjapyynnön käsittelyä koskevien julkisuuslain säännösten noudattamiseen jatkossa. Kun kantelija lopulta kuitenkin oli saanut asiaansa valituskelpoisen päätöksen ja saattanut sen hallinto-oikeuden käsiteltäväksi, ei kantelukirjoitus antanut aihetta muihin toimenpiteisiin.