Asiakirjapyynnön käsittely

Apulaisoikeuskanslerin sijainen kiinnitti Askolan kunnan teknisen johtajan huomiota asiakirjapyynnön asianmukaista käsittelyä koskeviin säännöksiin.

Asiakirjapyyntö oli alun perin toimitettu lautakunnan esittelijänä toimineen teknisen johtajan henkilökohtaiseen työsähköpostiosoitteeseen ja kunnan kirjaamon sähköpostiosoitteeseen. Tekninen johtaja oli toimittanut kantelijalle asiakirjoja, mutta kantelija ei hänelle ilmoittamansa mukaan ollut kuitenkaan saanut kaikkia haluamaan asiakirjoja. Tekninen johtaja oli pyytänyt kantelijaa yksilöimään haluamansa asiakirjat mutta ei ollut enää vastannut mitään kantelijan tarkentamaan pyyntöön. Asiakirjapyynnön käsittely jäi siten kesken.

Apulaisoikeuskanslerin sijainen totesi, että viranomaiselle osoitettavat viestit ja muut yhteydenotot tulisi toimittaa ensisijaisesti viranomaisen ilmoittamaan viralliseen osoitteeseen, esimerkiksi kirjaamoon. Asiakirjapyynnön vastaanottaneella ja sen käsiteltäväkseen ottaneella viranhaltijalla on kuitenkin lähtökohtaisesti velvollisuus huolehtia siitä, että pyyntö käsitellään asianmukaisesti. Hänen on tarvittaessa siirrettävä vastaanottamansa asiakirjapyyntö toiselle viranhaltijalle ja pyrkiä siten omalta osaltaan varmistamaan, että pyytäjän asia tulee käsiteltyä.

Teknisen johtajan olisi asiassa tullut huolehtia kantelijan asiakirjapyynnön käsittelemisestä tai pyynnön siirtämisestä jollekin toiselle viranhaltijalle, jotta se olisi tullut asianmukaisesti käsiteltyä loppuun asti.