Asiakirjapyynnön käsittely

Kantelija oli tehnyt poliisilaitokselle asiakirjapyynnön pyytäen kahdesta poliisilaitoksella kirjatusta asiasta ”kaikki asiakirjat (tai kaikki mitä voi tässä vaiheessa antaa)”. Kantelijan mukaan poliisilaitos ei lainkaan vastannut tähän asiakirjapyyntöön.

Hankitusta selvityksestä ei ilmennyt, että poliisilaitos olisi nimenomaisesti vastannut kantelijan tekemään asiakirjapyyntöön. Riittävänä ei apulaisoikeuskanslerin mukaan voida pitää esimerkiksi sitä, että asiakirjapyynnön tekijä olisi mahdollisesti tietoinen viranomaisen menettelystä sen vastatessa toisen henkilön tekemiin aiempiin samaa aineistoa koskeviin asiakirjapyyntöihin. Apulaisoikeuskansleri korosti, että viranomaisen on sille tehdyn asiakirjapyynnön perusteella tehtävä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa säädetyssä ajassa joko myönteinen tai kielteinen ratkaisu. Ratkaisusta on ilmoitettava tiedon pyytäjälle ja siten, ettei epäselväksi jää mitä pyyntöä ratkaisu koskee. Ratkaisuna ei voi olla tietojen antamisesta pidättäytyminen olemalla vastaamatta pyytäjän yhteydenottoon. Mikäli viranomainen kieltäytyy antamasta pyydettyä tietoa, on edellä mainitussa laissa säädettyä menettelyä noudatettava.

Kantelija ei käytettävissä olleen selvityksen perusteella ollut saanut poliisilaitokselta lain edellyttämää ratkaisua asiakirjapyyntöönsä eikä mahdollista ohjeistusta asian eteenpäin viemiseksi. Apulaisoikeuskansleri toi lisäksi esille julkisuuslain mukaisen hyvää tiedonhallintatapaa koskevan velvoitteen. Hän korosti, että poliisilaitoksen tulee järjestää toimintansa siten, että se pystyy asianmukaisesti asiakirjojen luovutuspyyntöihin vastaamaan.

Apulaisoikeuskansleri saattoi poliisilaitoksen tietoon päätöksessään esittämänsä näkemykset poliisilaitoksen menettelystä kantelijan asiakirjapyynnön käsittelyssä sekä hyvän tiedonhallintatavan vaatimuksista.