Asiakirjapyynnön käsitteleminen viivytyksettä

Kantelija oli tehnyt kunnan sosiaalitoimelle asiakirjapyynnön, jonka johdosta viranhaltija oli lähettänyt hänelle pyynnön yksilöidä asiakirjapyyntö. Kantelija oli vastannut pyyntöön pyytämällä tapaamista. Viranhaltija oli sen jälkeen lähettänyt uuden yksilöintipyynnön kantelijalle noin puolentoista kuukauden kuluttua. Apulaisoikeuskanslerin sijainen totesi, että viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain lähtökohtana on asiakirjapyyntöjen käsittely viivytyksettä. Myös hallintolain ja kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain mukaan viranhaltijan on käsiteltävä hänelle kuuluvat tehtävät viivytyksettä.  Lisäksi viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa on viranomaiselle asetettu velvollisuus avustaa asiakirjan pyytäjää yksilöimään hänen pyytämänsä asiakirja ja hallintolain mukaan viranomaisen on tarpeen mukaan neuvottava asiakkaita asioidensa hoitamisessa ja muun muassa vastattava heille osoitettuihin asianmukaisiin tiedusteluihin. Apulaisoikeuskanslerin sijaisen mukaan edellä mainittujen säännösten perusteella viranomaisen on tiedusteltava asiakirjapyynnön tekijältä tarkempia tietoja, mikäli asiakirjapyyntö on liian yksilöimätön ja yksilöintiä koskeva pyyntö on tehtävä ilman viivytystä. Apulaisoikeuskanslerin sijainen totesi, että ensimmäinen asiakirjapyynnön yksilöintiä koskeva kirje on lähetetty kantelijalle viivytyksettä, mutta kantelijan siihen vastauksena lähettämään sähköpostiin vastaaminen oli viivästynyt. Apulaisoikeuskanslerin sijaisen mukaan kyseiseen kantelijan lähettämään sähköpostikirjoitukseen olisi tullut reagoida nopeammin ja hän kiinnitti viranhaltijan huomiota asiakirjapyynnön viivytyksettömään käsittelyyn.