Valvontalautakunnalle huomautus puutteista asianhallinnassa

Oikeuskansleri antoi Suomen Asianajajaliiton alaisuudessa työskentelevälle valvontalautakunnalle huomautuksen asianajajalain, hallintolain, julkisuuslain ja arkistolain vastaisesta menettelystä.

Valvontalautakunta oli jättänyt asian käsittelyn sillensä siitä syystä, että asian asiakirjat olivat kadonneet tuntemattomasta syystä. Asia oli tuossa vaiheessa ollut valvontalautakunnassa vireillä yhdeksän vuotta. Asian käsittely oli jäänyt aikanaan odottamaan esitutkinnan valmistumista.

Oikeuskansleri otti asian tutkittavakseen omasta aloitteestaan. Valvontalautakunnan selvityksen mukaan tämänkaltaisissa asioissa seurataan asian etenemistä säännönmukaisesti, vähintään kuuden kuukauden välein.

Oikeuskansleri totesi, että asiassa ei ollut todennäköisesti seurattu asian etenemistä normaalikäytännön mukaisesti ottaen huomioon, että asiakirjojen katoaminen huomattiin vasta yhdeksän vuoden kuluttua.  Kun asiaa ei tästä syystä ollut lainkaan käsitelty, valvontalautakunta oli laiminlyönyt valvontavelvollisuutensa. Kun asian käsittelyyn valvontalautakunnassa sovelletaan hallintolakia, ei asian käsittely tässä tapauksessa ollut myöskään vastannut hallintolaissa asetettuja vaatimuksia asian viivytyksettömästä käsittelystä. Hallintolain mukaan asian käsittely on pyrittävä järjestämään siten, että hallinnossa asioiva saa asianmukaisesti hallinnon palveluita ja että viranomainen voi suorittaa tehtävänsä tuloksellisesti. Myöskään asiakirjojen käsittely ja arkistointi valvontalautakunnassa ei ollut vastannut voimassa olleita julkisuuslaissa ja arkistolaissa asetettuja vaatimuksia.

Oikeuskansleri otti arvioinnissaan huomioon, että valvontalautakunnassa oli selvityksen mukaan vuonna 2019 käynnistynyt asianhallinnan ja sähköisen asioinnin uudistustyö, mikä vähentää riskiä vastaavan laiminlyönnin tapahtumisesta uudelleen.