Tietopyyntöihin ja yhteydenottoon vastaaminen

Apulaisoikeuskanslerin sijainen kiinnitti Porvoon kaupungin huomiota velvollisuuteen vastata tietopyyntöihin julkisuuslaissa edellytetyin tavoin ja vastata yhteydenottoihin ilman aiheetonta viivytystä. Hän saattoi lisäksi kaupungin tietoon yhteydenottoon annettavan vastauksen muodosta esittämänsä näkemyksen.

Kaupungille lähetetyt viestit oli otsikoitu tietopyynnöiksi. Myös viestien sisällöstä oli käynyt ilmi, että kyseessä oli yksilöityjä asiakirjoja koskevat tietopyynnöt. Kantelijan mukaan kaupunki ei ollut vastannut tietopyyntöihin. Kaupungin antamasta selvityksestä ei käynyt ilmi, että se olisi niihin vastannut. Apulaisoikeuskanslerin sijainen totesi, että asiasta käytettävissä olevan selvityksen perustella kaupunki oli laiminlyönyt asiakirjapyyntöihin vastaamisen julkisuuslaissa säännellyllä tavalla.

Kantelijan lähettämään pyyntöön tapaamisesta kaupunginjohtajan kanssa oli vastattu suullisesti vasta kuukausia sen esittämisen jälkeen kaupungin kirjastossa järjestetyn tilaisuuden yhteydessä. Kantelijan yhteydenottoon ei ollut vastattu laissa edellytetyin tavoin viivytyksettä. Kun pyyntö oli saapunut sähköpostitse, olisi asianmukaisempaa ollut vastata siihen sähköpostitse tai muuten kirjallisesti. Näin meneteltäessä pyyntöön vastaaminen ja vastauksen sisältö on jälkikäteen todettavissa, mikä lähtökohtaisesti vahvistaa myös asiaa hoitaneen viranhaltijan oikeusturvaa.