Tietopyynnön käsittelyn määräajat

Apulaisoikeuskansleri saattoi tietopyyntöjen käsittelyn viivytyksettömän käsittelyn tärkeydestä esittämänsä näkökohdat Porin kaupungin tietoon. Kaupunki oli jättänyt vastaamatta julkisuuslain mukaisessa määräajassa kantelijan kolmeen tietopyyntöön. Vastaaminen kahteen ensimmäiseen on kestänyt yli neljä kuukautta ja yhteen noin puolitoista kuukautta.

Apulaisoikeuskansleri totesi, että yleisön tiedonsaanti kunnallisesta päätöksenteosta ja yhteiskunnallisesti merkityksellisistä asioista on tärkeä osa oikeusvaltion perustaa ja yleisön osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien turvaamista. Kunnallisten viranomaisten tulee pyrkiä toiminnassaan mahdollisimman hyvin toteuttamaan asukkaiden ja palveluiden käyttäjien oikeutta riittävään tiedonsaantiin. Tähän liittyy muun muassa julkisuuslain nimenomainen velvoite käsitellä tietopyyntö viivytyksettä siten, että pyydetty tieto annetaan mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kahden viikon tai erityisissä olosuhteissa kuukauden kuluessa pyynnön saamisesta.

Asiassa ei ollut perusteita katsoa, että kaupunki olisi tietoisesti, tarkoituksellisesti ja säännönmukaisesti viivyttänyt tietopyyntöihin vastaamista lähelle laissa säädettyä takarajaa. Viivästymiset johtuivat paitsi inhimillisistä virheistä, myös asianhallintajärjestelmän puutteista ja menettelytapojen tehottomuudesta. Viivästymisistä annetun selvityksen perusteella oli pääteltävissä, että kaupungin tiedonhallintatavoissa ja menettelytapoja koskevassa ohjeistuksessa ja seurannassa oli ollut puutteellisuuksia. Kaupunki oli jo kiinnittänyt puutteisiin ja tapahtuneisiin virheisiin huomiota kehittämällä menettelytapojaan ja tietojärjestelmiään sekä uusimalla ohjeistusta.