Rikosseuraamuslaitoksen menettely asiakirjapyynnön käsittelyssä ja aiheeton salassapitomerkintä

Apulaisoikeuskansleri kiinnitti Rikosseuraamuslaitoksen huomiota asiakirjojen salassapitomerkintöjen lainmukaisuuteen ja saattoi Rikosseuraamuslaitoksen tietoon näkemyksensä asianmukaisena pitämästään menettelystä tilanteessa, jossa pyydettyä asiakirjaa ei vielä ollut tehty.

Kantelijalle oli vastattu virkaannimittämispäätöksen toimittamista koskeneeseen pyyntöön, ettei pyydettyä asiakirjaa voitu toimittaa, koska nimitystä ei vielä ollut tehty.  Kantelijalta ei ollut tiedusteltu, halusiko hän asiasta viranomaisen valituskelpoisen päätöksen. Lisäksi kantelija arvosteli sitä, että vastaus tietopyyntöön oli merkitty salassa pidettäväksi, vaikka se ei sisältänyt mitään salassa pidettävää.

Laillisuusvalvontakäytännössä on vakiintuneesti todettu, että asiakirjapyyntöön tulee antaa valituskelpoinen päätös myös siinä tapauksessa, ettei viranomaisella ole pyydettyä asiakirjaa. Rikosseuraamuslaitos oli näin ollen menetellyt asiassa vastoin laillisuusvalvontakäytännössä edellytettyä, joskin apulaisoikeuskanslerin arvion mukaan kysymyksessä olevassa tilanteessa asiakirjaa pyytäneen muutoksenhakumahdollisuus oli käytännön oikeusturvavaikutuksiltaan lähtökohtaisesti vähäinen.  Hänen näkemyksensä mukaan tapauksessa olisi muun ohella hallinnon palveluperiaatteen mukaista ollut esittää kantelijalle arvio siitä, milloin nimitysasia ratkaistaan, ja tiedustella, haluaako hän pyytämänsä nimityspäätöksen, kun nimitys oli tehty.

Kantelijalle lähetetty vastaus ei ollut sisältänyt salassa pidettäviä tietoja, joten sen merkitseminen salassa pidettäväksi oli ollut virheellistä. Saadun selvityksen mukaan salassapitomerkintä oli asianhallintajärjestelmän asiakirjaan automaattisesti tekemä ja jäänyt epähuomiossa poistamatta. Apulaisoikeuskansleri korosti päätöksessään, että salassapitomerkintöjen tulee perustua asiakirjan sisällön perusteella tehtyyn arvioon siitä, sisältääkö asiakirja salassa pidettäviä tietoja.